Scope van validatie

De gegevens in de vrachtbrief zijn "eigendom" van de betrokken partijen. Deze gegevens mogen slechts met hun toestemming aan derden bekend worden gemaakt. Deze gegevens worden als het ware ingepakt in de elektronische vrachtbrief. Deze "ingepakte" vrachtbrief moet gevalideerd worden zodat partijen verzekerd zijn van een betrouwbare en juridisch geldige elektronische vrachtbrief.

Authenticatie

Om vast te stellen of een vrachtbrief echt is (authentiek), dient niet alleen gekeken te worden of een vrachtbrief voldoet aan de functionaliteitseisen genoemd in het CMR-verdrag en het eCMR protocol. De echtheid van de elektronische vrachtbrief moet ook vastgesteld worden door validatie. Grofweg dienen twee zaken gevalideerd te worden: de authenticiteit van de gebruikers en de authenticiteit van de vrachtbrief.

Authenticiteit van de gebruikers:
a. De gebruikers, namelijk afzender, vervoerder, opvolgend vervoerder, expediteur, ondervervoerder, geadresseerde, ontvanger.
b. Secundaire gebruikers (overheidsdiensten), namelijk douane, politie, justitie, enz.

Authenticiteit van de elektronische vrachtbrief
Gedurende het goederentransport zijn er verschillende fases te onderscheiden, waarbij partijen informatie vastleggen op de vrachtbrief. Elke mutatie moet gelogd worden en gevalideerd.
In principe bekrachtigd de elektronische handtekening de echtheid, maar er kunnen ook andere validatiemethoden worden gebruikt. 

Een lijst van fases in het proces:
a. De opgemaakte vrachtbrief
b. De voorbehouden van de vervoerder na het inladen van de goederen
c. Wijziging van het beschikkingsrecht over de goederen
d. Nieuwe instructies van de afzender
e. Ontvangstbewijs eventueel met voorbehoud
f. (overheidsinstanties die opmerkingen maken)

Register

Elke gebruiker wordt geregistreerd in het systeem van de leverancier van de elektronische vrachtbrief. 

Theoretisch zou elke land een uniek (nationaal) identificatienummer kunnen verstrekken aan elke gebruiker. Nog beter zou het zijn als er op basis van dit nummer een internationaal identificatienummer gegenereerd kan worden. Zo'n internationaal register zal voorlopig wel toekomstmuziek blijven.

Elektronische handtekening

Er bestaan geen wereldwijde afspraken, hoe de elektronische handtekening eruit moet zien. 

Binnen de EU geldt de eIDAS verordening (in Nederland omgezet in artikel 15a van boek 3 Burgerlijk Wetboek). In de eIDAS verordening worden drie soorten handtekeningen onderscheiden: de elektronische gekwalificeerde handtekening,  de geavanceerde elektronische handtekening, en een andere (gewone) elektronische handtekening. Algemeen wordt aangenomen dat de handtekening bedoeld in het eCMR protocol de geavanceerde elektronische handtekening is.

Het CMR-verdrag en het eCMR protocol zijn internationale verdragen opgesteld door de Verenigde Naties. Er zijn behalve de 27 landen van de Europese Unie nog 31 landen lid van het CMR verdrag. In totaal 58 landen. Van het eCMR protocol zijn 35 landen lid, daaronder zijn ook EU lidstaten lid, maar niet allemaal!

Buiten de EU wordt de elektronische handtekening bepaald door het nationale recht. Een aantal landen gebruikt hiervoor de UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures. Dit is geen verdrag, maar een voorbeeldtekst.

Nota bene. Partijen bij de vervoersovereenkomst vervoersovereenkomst bereiken overeenstemming over de procedures en de implementatie ervan (artikel 5 lid 1 eCMR). Dat betekent dat partijen het laatste woord hebben over de gebruikte techniek voor een elektronische handtekening. 

Keurmerk

Op dit moment is er geen keurmerk voor de elektronische vrachtbrief. Alleen binnen het proeftraject van de Benelux is er een erkenningsregeling van leveranciers, zie Elektronische vrachtbrief in de Benelux.

De partijen bij de vervoersovereenkomst dienen zelf overeenstemming te bereiken over de procedures voor het gebruik van een elektronische vrachtbrief. Zij zijn niet verplicht om functionele en technische specificaties vast te leggen. Bij afwijkingen van het eCMR protocol of bij keuzes voor minder waarborgen lopen partijen het risico, dat achteraf de bewijskracht van zo'n vrachtbrief zwak is of zelfs niet erkend wordt.

Onafhankelijke aanbieder

Met een onafhankelijke aanbieder van een platform voor elektronische vrachtbrieven wordt bedoeld, dat deze aanbieder niet in commercieel opzicht afhankelijk is van de gebruikers van de vrachtbrief. Ook dient zo'n aanbieder bij voorkeur als rechtspersoon zelfstandig te zijn, dat wil zeggen dat gebruikers niet (indirect) zeggenschap hebben op het functioneren van de aanbieder.

In het eCMR protocol is niet vastgelegd dat de elektronische vrachtbrief afgenomen moet worden bij een onafhankelijke aanbiedere. Ook een van de partijen bij de vervoerovereenkomst mag een elektronische vrachtbrief maken, mits deze voldoet aan het eCMR protocol en de andere partij(en) toegang hebben tot de gegevens in de vrachtbrief.