Kennisbank thema de vrachtbrief

Digitalisering: Functionaliteiten

home  /  thema vrachtbrief   elektronische vrachtbrief / digitaliseren van vrachtbrieven / digitalisering: functionaliteiten
Minimum functionaliteiten

De wetgeving heeft randvoorwaarden aangegeven, zodat de elektronische versie van de vrachtbrief minimaal dezelfde functies heeft als de papieren vrachtbrief. Praktisch gezien gaat het om zaken als:

  • De mogelijkheid om een gelijkluidend exemplaar van de vrachtbrief aan betrokken partijen te geven

  • De mogelijkheid om de vrachtbrief te overhandigen aan een opvolgend vervoerder 

  • De mogelijkheid om de vrachtbrief te ondertekenen 

  • De mogelijkheid om voorbehouden te maken op de vrachtbrief 

  • De mogelijkheid om de vrachtbrief te bewaren 

  • De mogelijkheid om andere documenten samen met de vrachtbrief aan de vervoerder mee te geven

  • Integriteit van de dataset

Beveiliging, snelheid, kwaliteit

Wat niet in de wet staat, maar wel essentieel is voor de betrouwbaarheid van de vrachtbrief, is het naleven van een goed beveiligingsprotocol door de aanbieder. In dat protocol moet aandacht zijn voor:

  • de beveiliging van het dataverkeer 

  • de kwaliteit van de elektronische handtekening

  • de beveiliging van het platform als bewaarder van de gegevens

  • de toegankelijkheid van de elektronische vrachtbrief

Bijvoorbeeld regelt het beveiligingsprotocol van de aanbieder: Wie heeft toegang tot de gegevens en mag wijzigingen aanbrengen, hoe worden gegevens versleuteld en hoe kunnen achteraf wijzigingen zichtbaar gemaakt worden. Is er bijvoorbeeld een logboek dat onder het programma meeloopt en waarin inzage mogelijk is.

Vrachtbrief in eigen beheer of via leverancier?

In de wet is niet aangegeven, wie de zeggenschap heeft over de software en hardware van de elektronische vrachtbrief. Sommige vervoersbedrijven hebben op hun website de mogelijkheid om orders te plaatsen, die de vervoerder dan verwerkt in een vrachtbrief (ook wel een etiket op een pakket).

Vaak wordt de geadresseerde gevraagd te tekenen op een scherm (sign on glass). Afzender en geadresseerde dienen te overwegen, of een dergelijke elektronische vrachtbrief en/of ontvangstbewijs voldoende betrouwbaar is. De bovenstaande lijst van minimum functionaliteiten kan u daarbij op weg helpen.

Met name zijn er twee zaken, die regelmatig ontbreken: 1. Inzage in de volledige vrachtbrief. De geadresseerde moet kunnen zien en lezen, waar hij voor tekent. Bovendien moet de geadresseerde voorbehouden kunnen maken, bijvoorbeeld bij manco of uiterlijk waarneembare schade van de verpakking. 2. Een afschrift van de ondertekende vrachtbrief voor de geadresseerde via email.

De Stichting Vervoeradres adviseert om elektronische vrachtbrieven te gebruiken van onafhankelijke aanbieders. Voor het vervoer intra Benelux is het zelfs verplicht om een erkende aanbieder te gebruiken.

Veiligheid van platform / app

Indien u elektronische vrachtbrieven gebruikt van een commerciële aanbieder, krijgt u toegang tot zijn platform en applicatie (website of app). Ook kan de software embedded zijn in het platform van een management-systeem of vrachtplatform.

In het eCMR protocol staan geen voorschriften over de beveiliging van de ICT-omgeving waar de data van de elektronische vrachtbrief op wordt bewaard. De Stichting Vervoeradres adviseert om informatie in te winnen over de beschikbaarheid, de beveiliging en snelheid van beschikbaarheid van de data van het platform. Zeker tijdens het uitvoeren van de vervoersopdracht moet op elk gewenst moment een vrachtbrief kunnen worden getoond, en dat lukt niet als deze drie zaken niet op orde zijn. Men kan ervoor kiezen om toegang tot de vrachtbrief rechtstreeks op de ICT-omgeving via een methode (portal, software, etc) te verschaffen of via een app die toegang heeft tot de ICT-omgeving.