Business requirements specification
Think data, not documents. That’s all
home / thema vrachtbrief / elektronische vrachtbrief / digitaliseren van vrachtbrieven / Business requirements specification
Architectuur van eCMR systeem
Een (elektronische) vrachtbrief is de vastlegging van de vervoerovereenkomst. Bij de vervoerovereenkomst zijn in ieder geval drie partijen betrokken (afzender, vervoerder en geadresseerde). In de praktijk zijn er veel meer partijen bij betrokken.
Omdat de vrachtbrief tevens een bewijsdocument is, dient een elektronische versie aan hoge eisen te voldoen. Op deze pagina schenken we aandacht aan de use cases.
Belangrijkste bron hiervoor is documentatie van de VN Working Party on Road Transport,concepts eCMR systemDe tekst en schema's op deze pagina zijn bedoeld om een globaal inzicht te krijgen, van wat de minimumeisen voor het systeem zijn.
Use cases analysis
De use cases laten zien welke interacties tussen gebruikers plaatsvinden en in welke rollen deze gebruikers fungeren. Daarnaast worden de processen onder de vervoerovereenkomst geanalyseerd, met name de overdracht van de goederen tussen de vervoerspartijen.
Authenticatie van de gebruikers
Elke gebruiker dient geauthentificeerd te worden. Als authenticatie mechanisme kan gebruik worden gemaakt van methodes die wettelijk zijn toegestaan in het land waarin de vrachtbrief is opgesteld. 
Registratie van gebruikers
Hiervoor zijn er twee mogelijkheden: met of zonder interface met douane.
Aanmaken van de vrachtbrief
In de use case worden drie stappen onderscheiden tot het moment dat de vrachtbrief definitief is.
Authenticatie van de definitieve vrachtbrief gebeurt door een elektronische handtekening te zetten (afzender en vervoerder) of door een andere elektronische authenticatie methode die wettelijk is toegestaan in het land waarin de vrachtbrief is opgesteld. Hiermee wordt niet bedoeld: het gebruik van gebruikersnaam plus wachtwoord.
Noodprocedure
Vervoer kan niet wachten. Gesteld dat er een storing is bij het systeem of er is geen toegang tot internet, dan dient er een alternatieve procedure te worden gevolgd. Aanbevolen wordt om te inventariseren, in welke gevallen een alternatief voor de elektronische vrachtbrief gebruikt moet worden. Per situatie kan een passende oplossing worden beschreven.
Beschikking over de goederen
Voor of tijdens het vervoer kan de afzender (en soms de geadresseerde) instructies wijzigen.
Proof of delivery / acceptatie van de goederen
De ontvanger ondertekent de vrachtbrief bij aflevering van de goederen door de vervoerder. Na inspectie van de zending kan de geadresseerde voorbehouden maken.
