SVA Kennisbank thema de vrachtbrief

Verplichte velden vrachtbrief

Hét kennisinstituut van de vrachtbrief

home / thema vrachtbrief/ vrachtbrief / Standaard vrachtbrief

Vanaf 1 januari 2021 dient het beroepsvervoer van goederen altijd vergezeld te gaan van een volledig en juist ingevulde vrachtbrief. Voor de duidelijkheid: een pakbon of leveringsbon zijn geen vrachtbrief.

De Stichting Vervoeradres promoot en bewaakt de standaard vrachtbrief. De voordelen van het gebruik van de standaard vrachtbrief zijn herkenbaarheid en compliance.

Herkenbaarheid. De snelheid van zendingen is er bij gebaat, dat afzender, vervoerder en geadresseerde in een oogopslag zien, dat de vervoerovereenkomst is vastgelegd in een vrachtbrief. Voor binnenlands vervoer bestaat de AVC vrachtbrief. Voor internationaal vervoer de CMR vrachtbrief.
Compliance. Met een standaard vrachtbrief voldoet u aan de bepalingen uit diverse wetten. Daarmee voorkomt u boetes. In het geval van schadeclaims heeft u de juiste papieren.

Wie is verantwoordelijk voor de juistheid?

Als de vrachtwagen onderweg wordt staande gehouden en de vrachtbrief wordt gecontroleerd dan is in de Wet Wegvervoer goederen is vastgelegd, welke partij bij de vervoerovereenkomst verantwoordelijk is voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die zijn ingevuld op de vrachtbrief.

Vervoerder: Kort gezegd dient de vervoerder ervoor te zorgen dat er een vrachtbrief is opgemaakt. Tevens moet hij ervoor zorgen, dat hij de vrachtbrief kan tonen op het moment dat politie of inspectie daarom vragen. Belangrijk is nog dat de vervoerder in moet staan voor de juiste vermelding van zijn naam en adres. Voor de overige, verplichte informatie op de vrachtbrief, dus gegevens over de afzender, over de geadresseerde en over de lading, dient de afzender zorg te dragen. Let op: de vervoerder is de partij die de vervoerovereenkomst met de afzender is aangegaan. Indien een ondervervoerder de zending ophaalt, tekent deze namens de vervoerder de vrachtbrief en vult daarbij het kenteken in van de wagen, waarmee de lading vervoerd wordt.
Afzender: Bij binnenlands vervoer is de afzender is verantwoordelijk voor de naam en het adres van de afzender, alsmede van de geadresseerde. Bovendien vermeldt hij een beperkte beschrijving van de goederen, namelijk benoeming van de soort goederen en het brutogewicht. Op vrachtbrieven bestemd voor internationaal vervoer is de formulering van de lijst met gegevens gelijk aan de opsomming in het CMR-Verdrag, echter met de toevoeging, dat deze gegevens volledig en juist dienen te zijn.

In het Burgerlijk Wetboek is bepaald, wie verantwoordelijk is voor de vermeld gegevens in de vrachtbrief. Artikel 8:1119 lid 3 en lid 4 Burgerlijk Wetboek bepalen dat:

3 De aanduidingen vermeld in het tweede lid onder a tot en met e [zie tekst hiernaast] worden in de vrachtbrief opgenomen aan de hand van door de afzender te verstrekken gegevens. De afzender staat in voor de juistheid, op het ogenblik van inontvangstneming van de zaken, van deze gegevens. De aanduiding van de vervoerder wordt in de vrachtbrief opgenomen aan de hand van door deze te verstrekken gegevens en de vervoerder staat in voor de juistheid hiervan.

4 Partijen zijn verplicht elkaar de schade te vergoeden, die zij lijden door het ontbreken van in het tweede lid genoemde gegevens.

Ook in het CMR Verdrag is bepaald, wie verantwoordelijk is voor de juistheid van de ingevulde gegevens. Artikel 7 van het CMR Verdrag bepaalt:

1 De afzender is aansprakelijk voor alle kosten en schaden, welke door de vervoerder worden geleden tengevolge van de onnauwkeurigheid of de onvolledigheid:

a)van de aanduidingen, aangegeven in artikel 6, eerste lid onder b), d), e), f), g), h) en j),

b)van de aanduidingen, aangegeven in artikel 6, tweede lid,

c)van alle andere aanduidingen of instructies, welke hij verstrekt voor het opmaken van de vrachtbrief of om daarin te worden opgenomen.

2 Indien de vervoerder op verzoek van de afzender de vermeldingen, bedoeld in het eerste lid van dit artikel, in de vrachtbrief opneemt, wordt hij behoudens tegenbewijs geacht voor rekening van de afzender te handelen.

3 Indien de vrachtbrief niet de vermelding, bedoeld in artikel 6, eerste lid onder k), bevat, is de vervoerder aansprakelijk voor alle kosten en schaden, welke de rechthebbende op de goederen door deze nalatigheid lijdt.

Verplichte velden op de vrachtbrief

Vrachtbrief voor binnenlands vervoer

De verplichte gegevens staan vermeld in het Burgerlijk Wetboek en in de Wet Wegvervoer goederen. De vereisten overlappen grotendeels.

Artikel 15 lid 1 van de Wet Wegvervoer goederen bepaalt dat op de vrachtbrief de volgende aanduidingen worden vermeld:

de naam en het adres van de afzender;
de naam en het adres van de vervoerder;
de naam en het adres van de geadresseerde;
de gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen;
het brutogewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen.

Artikel 8:1119 lid 2 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat op de vrachtbrief volgens de daarop mogelijkerwijs voorkomende aanwijzingen de volgende aanduidingen worden vermeld:

de afzender, als hoedanig slechts één persoon kan worden genoemd;
de ten vervoer ontvangen zaken;
de plaats waar de vervoerder de zaken ten vervoer heeft ontvangen;
de plaats waarheen de vervoerder op zich neemt de zaken te vervoeren;
de geadresseerde, als hoedanig slechts één persoon kan worden genoemd;
de vervoerder;
al hetgeen overigens aan afzender en vervoerder gezamenlijk goeddunkt.

Vrachtbrief/CMR voor internationaal vervoer

De verplichte gegevens staan vermeld in het CMR Verdrag en in de Wet Wegvervoer goederen. De vereisten overlappen grotendeels.

Artikel 6 lid 1 van het CMR Verdrag bepaalt dat de vrachtbrief moet de volgende aanduidingen moet bevatten:

de plaats en de datum van het opmaken daarvan,
de naam en het adres van de afzender,
de naam en het adres van de vervoerder,
de plaats en de datum van inontvangstneming der goederen en de plaats bestemd voor de aflevering der goederen,
de naam en het adres van de geadresseerde,
de gebruikelijke aanduiding van de aard der goederen en de wijze van verpakking en, voor gevaarlijke goederen, hun algemeen erkende benaming,
het aantal colli, hun bijzondere merken en hun nummers,
het bruto-gewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen,
de op het vervoer betrekking hebbende kosten (vrachtprijs, bijkomende kosten, douane-rechten en andere vanaf de sluiting van de overeenkomst tot aan de aflevering opkomende kosten),
de voor het vervullen van douane- en andere formaliteiten nodige instructies,
de aanduiding, dat het vervoer, ongeacht enig tegenstrijdig beding, is onderworpen aan de bepalingen van dit Verdrag.

Artikel 6 lid 2 van het CMR Verdrag bepaalt dat als het geval zich voordoet, moet de vrachtbrief nog de volgende aanduidingen moet bevatten:

het verbod van overlading,
de kosten, welke de afzender voor zijn rekening neemt,
het bedrag van het bij de aflevering van de goederen te innen remboursement,
de gedeclareerde waarde der goederen en het bedrag van het bijzonder belang bij de aflevering,
de instructies van de afzender aan de vervoerder voor wat betreft de verzekering der goederen,
de overeengekomen termijn, binnen welke het vervoer moet zijn volbracht,
de lijst van bescheiden, welke aan de vervoerder zijn overhandigd.

Tenslotte staat in artikel 6 lid 3 van het CMR Verdrag dat de partijen kunnen in de vrachtbrief iedere andere aanduiding, welke zij nuttig achten, kunnen opnemen.

Hoe is de vrachtbrief opgebouwd?

De standaard vrachtbrief bestaat uit tenminste drie exemplaren, namelijk voor elke betrokken partij een afschrift: één voor de afzender, één voor de vervoerder, één voor de geadresseerde.

Bij de CMR/AVC-vrachtbrief hebben de verschillende delen bovendien een kleur: rood voor de afzender, blauw voor de geadresseerde, groen (en eventueel ook zwart) voor de vervoerder. De AVC-vrachtbrief is uitgevoerd in een bruine opdruk.

Elke vrachtbrief heeft een uniek nummer. Zelfs als er bij herhaling dezelfde soort goederen worden vervoerd, bijvoorbeeld tussen een distributiecentrum en winkels, dan zijn de vrachtbrieven van elkaar te onderscheiden door het nummer.

Mag je zelf een vrachtbrief maken?

Stichting Vervoeradres heeft auteursrecht op vrachtbrieven. Onder betaling van een kleine retributie kunt u gebruik maken van dit auteursrecht en dan in eigen beheer / bij een drukkerij vrachtbrieven maken. Uw ontwerp voor de vrachtbrief zal door de stichting beoordeeld worden op juridische juistheid. U kunt hier meer over lezen op Uitvoeringen van de Binnenlandse AVC vrachtbrief.

Wie maakt de vrachtbrief op?

De afzender is verantwoordelijk voor het opmaken van de vrachtbrief. Hij is als opdrachtgever van het vervoer de partij, die de informatie over de goederen en over de vervoersafspraken kan leveren. Praktisch gezien kan de afzender aan iemand anders de opdracht geven om de vrachtbrief op te maken. Bijvoorbeeld: de aflader (het magazijn of distributiecentrum waar de goederen zijn opgeslagen), of de vervoerder of de expediteur. In dat geval blijft de afzender verantwoordelijk. Indien u tekent namens de afzender in vak 22, vermeld dan in opdracht van (i.o.) “naam afzender”.

Bewijs van overdracht van de goederen

De chauffeur van de vervoerder tekent voor ontvangst van de goederen en geeft het voor de afzender bestemde deel (bewijs van inontvangstneming) af. Uiteraard neemt de chauffeur de overige exemplaren mee tijdens het transport.

Bij aankomst op het losadres overhandigt de chauffeur van de vervoerder de vrachtbrief aan de geadresseerde. Daarmee wordt de geadresseerde partij bij de vervoerovereenkomst. De geadresseerde tekent voor ontvangst, behoudt zijn deel van de vrachtbrief voor zijn administratie en overhandigt aan de chauffeur het deel dat is bestemd voor de vervoerder als bewijs van aflevering.

De vervoerder sluit ter ondersteuning van de vrachtfactuur voor de afzender vaak een kopie (doorslag) van het bewijs van aflevering bij.

In verband met de BTW administratie is bewijs van in verkeer brengen belangrijk. Dit bewijs wordt vaak geleverd door een vrachtbrief afgetekend door de geadresseerde. Als het BTW-nultarief van toepassing is, dan kan hiermee worden aangetoond dat de goederen zijn geëxporteerd.

Paklijst in envelop / aftekenlijst

Zowel de AVC-vrachtbrief als de CMR/AVC-vrachtbrief is verkrijgbaar met aangehechte 'envelop' waarin een paklijst kan worden bijgesloten. Indien bij de vrachtbrief gebruik wordt gemaakt van een paklijst moet op deze lijst worden verwezen naar het unieke nummer op de vrachtbrief, en vice versa. Ook als er wordt gewerkt met aftekenlijsten geldt dat op de vrachtbrief naar de aftekenlijst moet worden verwezen en dat op de aftekenlijst naar (het unieke nummer van) de vrachtbrief moet worden verwezen.

De 'vrachtbrief met envelop' is ontwikkeld voor bedrijven die meer ruimte voor de goederenomschrijving nodig hebben dan op de vrachtbrief beschikbaar is. Op de vrachtbrief hoeft slechts de aard en omvang van de goederen als omschrijving te worden vermeld; de paklijst bevat een meer gedetailleerde opsomming van de goederen. De paklijst is niet relevant in het kader van de aansprakelijkheid van de vervoerder. De vervoerder tekent immers niet voor de inhoud van de paklijst in de dichtgeplakte envelop.

Bewaartermijn

Het is raadzaam de vrachtbrieven te bewaren totdat de verjaringstermijn voor het stellen van schadeclaims is verstreken. Met verjaringstermijn wordt bedoeld de periode waarbinnen vorderingen op grond van de vervoerovereenkomst kunnen worden ingediend.

Houdt echter ook rekening met de door de fiscus voorgeschreven bewaartermijn van zeven jaar, indien de vrachtbrief onderdeel is van de administratie zoals de Belastingdienst die vereist.

CMR/AVC-vrachtbrief

De CMR/AVC-vrachtbrief kan zowel voor binnenlands als internationaal vervoer worden gebruikt. Voor het geval er sprake is van internationaal vervoer, luidt de verwijzingsclausule voor grensoverschrijdend wegvervoer op de gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief als volgt:

"Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in twee verschillende landen zijn het CMR-Verdrag alsmede in aanvulling daarop de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing."

Door de verwijzing naar de AVC 2002 is niet alleen het CMR-Verdrag van toepassing, maar in aanvulling hierop ook de AVC 2002. De AVC kent een aantal bepalingen, bijvoorbeeld inzake laden en lossen, die in de CMR niet voorkomen.

Indien partijen op internationaal wegvervoer níet de AVC mede van toepassing willen verklaren, dienen zij een CMR-vrachtbrief te gebruiken in plaats van een gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief. Op een CMR-vrachtbrief ontbreekt de verwijzing naar de AVC-2002. De CMR-vrachtbrief wordt uiteraard eveneens door Stichting vervoeradres uitgegeven.

Voor het geval er sprake is van binnenlands vervoer, luidt de verwijzingsclausule op de gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief als volgt:

"Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in Nederland zijn de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing. De Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, zijn door Stichting Vervoeradres gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam en Rotterdam."

Door deze tekst op de CMR/AVC-vrachtbrief is deze vrachtbrief geschikt voor zowel nationaal als internationaal wegvervoer, omdat het CMR-Verdrag dwingend van toepassing is.

Bij nationaal vervoer, binnen Nederland, zijn op grond van deze verwijzing de AVC 2002 van toepassing, met uitsluiting van het CMR-Verdrag. Wordt met deze vrachtbrief internationaal vervoer verricht, dan geldt de AVC aanvullend op het CMR-Verdrag.

Hogere limiet

In het geval afzender en vervoerder overeenkomen, dat het CMR-Verdrag op binnenlands vervoer wel toepasselijk is, dan dient dat duidelijk in de vrachtbrief vermeld te worden.

De keuze voor de hogere aansprakelijkheid onder het CMR-Verdrag zal door verladers, expediteurs en hoofdvervoerders gemaakt worden, als zij voor het hele traject gecontracteerd hebben onder het CMR-Verdrag en besluiten het binnenlandse vervoersdeel uit te besteden aan een Nederlandse wegvervoerder.