Vanaf 1 januari 2021 dient het beroepsvervoer van goederen altijd vergezeld te gaan van een volledig en juist ingevulde vrachtbrief. Voor de duidelijkheid: een pakbon of leveringsbon zijn geen vrachtbrief.

De Stichting Vervoeradres promoot en bewaakt de standaard vrachtbrief. De voordelen van het gebruik van de standaard vrachtbrief zijn herkenbaarheid en compliance.

• Herkenbaarheid. De snelheid van zendingen is er bij gebaat, dat afzender, vervoerder en geadresseerde in een oogopslag zien, dat de vervoerovereenkomst is vastgelegd in een vrachtbrief. Voor binnenlands vervoer bestaat de AVC vrachtbrief. Voor internationaal vervoer de CMR vrachtbrief.   
• Compliance. Met een standaard vrachtbrief voldoet u aan de bepalingen uit diverse wetten. Daarmee voorkomt u boetes. In het geval van schadeclaims heeft u de juiste papieren.

Hoe is de vrachtbrief opgebouwd?

De standaard vrachtbrief bestaat uit tenminste drie exemplaren, namelijk voor elke betrokken partij een afschrift: één voor de afzender, één voor de vervoerder, één voor de geadresseerde.

Bij de CMR/AVC-vrachtbrief hebben de verschillende delen bovendien een kleur: rood voor de afzender, blauw voor de geadresseerde, groen (en eventueel ook zwart) voor de vervoerder. De AVC-vrachtbrief is uitgevoerd in een bruine opdruk.

Elke vrachtbrief heeft een uniek nummer. Zelfs als er bij herhaling dezelfde soort goederen worden vervoerd, bijvoorbeeld tussen een distributiecentrum en winkels, dan zijn de vrachtbrieven van elkaar te onderscheiden door het nummer.

Mag je zelf een vrachtbrief maken?

Stichting Vervoeradres heeft auteursrecht op vrachtbrieven. Onder betaling van een kleine retributie kunt u gebruik maken van dit auteursrecht en dan in eigen beheer / bij een drukkerij vrachtbrieven maken. Uw ontwerp voor de vrachtbrief zal door de stichting beoordeeld worden op juridische juistheid. U kunt hier meer over lezen op Uitvoeringen van de Binnenlandse AVC vrachtbrief.

Wie maakt de vrachtbrief op?

De afzender is verantwoordelijk voor het opmaken van de vrachtbrief. Hij is als opdrachtgever van het vervoer de partij, die de informatie over de goederen en over de vervoersafspraken kan leveren. Praktisch gezien kan de afzender aan iemand anders de opdracht geven om de vrachtbrief op te maken. Bijvoorbeeld: de aflader (het magazijn of distributiecentrum waar de goederen zijn opgeslagen), of de vervoerder of de expediteur. In dat geval blijft de afzender verantwoordelijk. Indien u tekent namens de afzender in vak 22, vermeld dan in opdracht van (i.o.) “naam afzender”.

Bewijs van overdracht van de goederen

De chauffeur van de vervoerder tekent voor ontvangst van de goederen en geeft het voor de afzender bestemde deel (bewijs van inontvangstneming) af. Uiteraard neemt de chauffeur de overige exemplaren mee tijdens het transport.

Bij aankomst op het losadres overhandigt de chauffeur van de vervoerder de vrachtbrief aan de geadresseerde. Daarmee wordt de geadresseerde partij bij de vervoerovereenkomst. De geadresseerde tekent voor ontvangst, behoudt zijn deel van de vrachtbrief voor zijn administratie en overhandigt aan de chauffeur het deel dat is bestemd voor de vervoerder als bewijs van aflevering.

De vervoerder sluit ter ondersteuning van de vrachtfactuur voor de afzender vaak een kopie (doorslag) van het bewijs van aflevering bij.

In verband met de BTW administratie is bewijs van in verkeer brengen belangrijk. Dit bewijs wordt vaak geleverd door een vrachtbrief afgetekend door de geadresseerde. Als het BTW-nultarief van toepassing is, dan kan hiermee worden aangetoond dat de goederen zijn geëxporteerd.

Paklijst in envelop / aftekenlijst

Zowel de AVC-vrachtbrief als de CMR/AVC-vrachtbrief is verkrijgbaar met aangehechte 'envelop' waarin een paklijst kan worden bijgesloten. Indien bij de vrachtbrief gebruik wordt gemaakt van een paklijst moet op deze lijst worden verwezen naar het unieke nummer op de vrachtbrief, en vice versa. Ook als er wordt gewerkt met aftekenlijsten geldt dat op de vrachtbrief naar de aftekenlijst moet worden verwezen en dat op de aftekenlijst naar (het unieke nummer van) de vrachtbrief moet worden verwezen.

De 'vrachtbrief met envelop' is ontwikkeld voor bedrijven die meer ruimte voor de goederenomschrijving nodig hebben dan op de vrachtbrief beschikbaar is. Op de vrachtbrief hoeft slechts de aard en omvang van de goederen als omschrijving te worden vermeld; de paklijst bevat een meer gedetailleerde opsomming van de goederen. De paklijst is niet relevant in het kader van de aansprakelijkheid van de vervoerder. De vervoerder tekent immers niet voor de inhoud van de paklijst in de dichtgeplakte envelop. 

Bewaartermijn

Het is raadzaam de vrachtbrieven te bewaren totdat de verjaringstermijn voor het stellen van schadeclaims is verstreken. Met verjaringstermijn wordt bedoeld de periode waarbinnen vorderingen op grond van de vervoerovereenkomst kunnen worden ingediend.

Houdt echter ook rekening met de door de fiscus voorgeschreven bewaartermijn van zeven jaar, indien de vrachtbrief onderdeel is van de administratie zoals de Belastingdienst die vereist. 

CMR/AVC-vrachtbrief

De CMR/AVC-vrachtbrief kan zowel voor binnenlands als internationaal vervoer worden gebruikt. Voor het geval er sprake is van internationaal vervoer, luidt de verwijzingsclausule voor grensoverschrijdend wegvervoer op de gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief als volgt:

"Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in twee verschillende landen zijn het CMR-Verdrag alsmede in aanvulling daarop de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing."

Door de verwijzing naar de AVC 2002 is niet alleen het CMR-Verdrag van toepassing, maar in aanvulling hierop ook de AVC 2002. De AVC kent een aantal bepalingen, bijvoorbeeld inzake laden en lossen, die in de CMR niet voorkomen.

Indien partijen op internationaal wegvervoer níet de AVC mede van toepassing willen verklaren, dienen zij een CMR-vrachtbrief te gebruiken in plaats van een gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief. Op een CMR-vrachtbrief ontbreekt de verwijzing naar de AVC-2002. De CMR-vrachtbrief wordt uiteraard eveneens door Stichting vervoeradres uitgegeven.

Voor het geval er sprake is van binnenlands vervoer, luidt de verwijzingsclausule op de gecombineerde CMR/AVC-vrachtbrief als volgt:

"Indien de overeengekomen plaats van inontvangstneming en van aflevering van de zaken zijn gelegen in Nederland zijn de Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, van toepassing. De Algemene Vervoercondities 2002, laatste versie, zijn door Stichting Vervoeradres gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam en Rotterdam."

Door deze tekst op de CMR/AVC-vrachtbrief is deze vrachtbrief geschikt voor zowel nationaal als internationaal wegvervoer, omdat het CMR-Verdrag dwingend van toepassing is.

Bij nationaal vervoer, binnen Nederland, zijn op grond van deze verwijzing de AVC 2002 van toepassing, met uitsluiting van het CMR-Verdrag. Wordt met deze vrachtbrief internationaal vervoer verricht, dan geldt de AVC aanvullend op het CMR-Verdrag.

Hogere limiet

In het geval afzender en vervoerder overeenkomen, dat het CMR-Verdrag op binnenlands vervoer wel toepasselijk is, dan dient dat duidelijk in de vrachtbrief vermeld te worden.

De keuze voor de hogere aansprakelijkheid onder het CMR-Verdrag zal door verladers, expediteurs en hoofdvervoerders gemaakt worden, als zij voor het hele traject gecontracteerd hebben onder het CMR-Verdrag en besluiten het binnenlandse vervoersdeel uit te besteden aan een Nederlandse wegvervoerder.