Kennisbank thema de vrachtbrief

Elektronisch ontvangstbewijs

home  /  thema vrachtbrief  ontvangstbewijs / elektronisch ontvangstbewijs

Als de vervoerder gebruik maakt van een draagbare boordcomputer, zal de geadresseerde gevraagd worden te tekenen op een scherm (sign on glass). Afzender en geadresseerde dienen te overwegen, of een dergelijke elektronische vrachtbrief en/of ontvangstbewijs voldoende betrouwbaar is. De bovenstaande lijst van minimum functionaliteiten kan u daarbij op weg helpen.

Met name zijn er twee zaken, die regelmatig ontbreken: 1. Inzage in de volledige vrachtbrief. De geadresseerde moet kunnen zien en lezen, waar hij voor tekent. Bovendien moet de geadresseerde voorbehouden kunnen maken, bijvoorbeeld bij manco of uiterlijk waarneembare schade van de verpakking. 2. Een afschrift van de ondertekende vrachtbrief voor de geadresseerde via email.

Tekenen voor ontvangst op een schermpje

Vervoerders, gespecialiseerd in koeriersdiensten, pakketdiensten en distributie laten vaak de geadresseerde voor ontvangst tekenen op het scherm van hun mobiele boordcomputer. De voordelen van dit systeem voor de vervoerder zijn makkelijk op te sommen: geen papieren vrachtbrief meer en het digitale ontvangstbewijs kan snel worden doorgestuurd naar het hoofdkantoor van de vervoerder.

Via de website van de vervoerder kan de afzender (= de opdrachtgever voor de zending) zien dat de goederen bij de ontvanger zijn aangekomen.

Juridische waarde van digitaal ontvangstbewijs

Maar wat is de juridische waarde van een dergelijke aftekening voor ontvangst? En is het voor alle partijen een veilige methode?

De handtekening wordt gezet op het scherm van de vervoerder. Dus de geadresseerde heeft geen controle over de handtekening, die hij gezet heeft. De vervoerder of diens chauffeur heeft de mogelijkheid om het ontvangstbewijs manipuleren. Alleen al doordat die mogelijkheid er is, maakt het ontvangstbewijs kwetsbaar voor tegenbewijs.

Aandachtspunten voor digitaal ontvangstbewijs

- Koppeling handtekening aan vrachtbrief

De handtekening moet zodanig gekoppeld zijn aan de vrachtbrief, dat er sprake is van één geheel en dat latere wijziging van gegevens traceerbaar zijn. Dat noemt men ook wel “integriteit”.

- Bewijs dat geadresseerde de handtekening zet

De elektronische handtekening dient als identificatie en authenticatie van de ondertekenaar. Oftewel, achteraf moet na te gaan zijn, wie de handtekening heeft gezet. Dat kan alleen, als de gebruikte handtekening op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar en de handtekening alleen door de ondertekenaar gebruikt kan worden.

- Afschrift

De geadresseerde moet een exemplaar van de vrachtbrief krijgen, waarop zijn handtekening staat. Dat kan door een afschrift per email te sturen aan de geadresseerde. Als de elektronische vrachtbrief op een platform staat, dan moet de geadresseerde de mogelijkheid hebben om op eigen naam een account aan te maken dat toegang biedt tot de vrachtbrief.

- Handtekening niet uniek: vervoerder of chauffeur kan handtekening kopiëren voor ander gebruik

Als bovenstaande zaken niet zijn gewaarborgd, dan kan een kwaadwillende vervoerder en/of zijn chauffeur de handtekening misbruiken. Bijvoorbeeld is het mogelijk, dat de vervoerder zelf de handtekening voor ontvangst zet en de zending voor eigen gewin meeneemt. Als de handtekening niet onlosmakelijk gekoppeld is aan de vrachtbrief, dan kan de vervoerder de handtekening kopiëren voor ander gebruik.

Elektronische handtekening op scherm

Klik hier voor meer informatie over de elektronische handtekening.

De handtekening op een scherm (“sign on glass”) heeft een lage betrouwbaarheid en daarom een beperkte bewijskracht. De gebruikte techniek is in handen van de vervoerder, en daarmee oncontroleerbaar voor geadresseerde. De ondertekenaar krijgt meestal geen afschrift of geen 100% betrouwbare afschrift van het ondertekende ontvangst­bewijs, zoals dat bij een papieren ontvangstbewijs over het algemeen wel het geval is. Ook is onduidelijk of de handte­kening, die op het schermpje is gezet, verbonden is met het elektronisch bestand van de vrachtbrief. Omdat de techniek in handen is van de vervoerder, zou deze de handtekening kunnen loskoppelen, gegevens achteraf wijzigen en zelfs de handtekening voor andere doeleinden gebruiken.

Ontvangstbewijs, kopie bij ontvanger

Het ontvangstbewijs levert bewijs, dat de vervoerder zijn vervoersopdracht heeft afgerond. De vervoerder is gede­chargeerd voor zijn aansprakelijkheid jegens de aan hem overgedragen goederen. Na het afgeven van het schone ontvangstbewijs kan de geadresseerde alleen bij uitzondering nog schade claimen bij de vervoerder. Ook een schadeclaim bij de verkoper onder de koopovereenkomst zal moeilijker te onderbouwen zijn.

Na het tekenen voor ontvangst op een scherm gekoppeld aan een systeem van de vervoerder ontvangt de geadresseerde geen of geen 100% betrouwbare kopie hiervan. Ook zijn op het scherm vaak niet alle gegevens over de goe­deren en over het vervoer zichtbaar en is het vaak onduidelijk hoe op en/of bemerkingen geplaatst kunnen worden. De geadresseerde tekent min of meer blindelings en krijgt geen (betrouwbaar) afschrift. Vanuit praktisch en commercieel opzicht is de werkwijze begrijpelijk: tekenen op een device is goedkoop, snel en efficiënt. Juridisch echter moet deze constructie ontraden worden.

Veiligheid

De betrouwbaarheid van elektronische handtekeningen kan zeer uiteenlopen, afhankelijk van de mate:


  • waarin een handtekening beveiligd is (beveiligd door versleutelingen of unieke codes)

  • op een beveiligde wijze gekoppeld is aan het document waarvoor getekend is

  • bewaard wordt op een manier, dat de gegevens direct na verkrijging niet eenzijdig veranderd kunnen worden. 

Hoe de handtekening op een device-scherm (“sign on glass”) is beveiligd, hangt af van de keuzes die de vervoerder heeft gemaakt. Aan het device-scherm is dat over het algemeen niet te zien.