Vraag
Ons bedrijf is de documentatie aan het digitaliseren. Naast de vrachtbrief maken wij pakbonnen en laadlijsten aan. De laadlijsten gebruiken wij om aan te kunnen tonen welke goederen het warehouse verlaten hebben. Deze laadlijsten worden ondertekend door de chauffeur onder vermelding van kenteken. Hiermee dekken wij af, dat het daadwerkelijk om die producten gaat die het warehouse verlaten hebben. De vrachtbrief is naar onze mening daarvoor niet voldoende.
Kunt u ons informeren, wat de juridische waarde is van de pakbon en de laadlijst naast de vrachtbrief? Kunnen alle drie de documenten worden samengevoegd in de elektronische vrachtbrief? Dit zou veel tijd schelen op zowel de werkvloer als op kantoor.
Antwoord
Voor het beantwoorden van deze vraag is het handig om vast te stellen, wat de functie is van de genoemde documenten.
Een pakbon heeft een praktische, administratieve functie. Vaak wordt de pakbon per doos of per order opgemaakt. Op de pakbon staat in detail welke goederen in de doos of in de order verzameld zijn. Als de pakbon voor een order gemaakt wordt, staan de opdrachtgever en het ordernummer op de pakbon vermeld. Bij export is in sommige landen naast de factuur ook een pakbon verplicht. De pakbon wordt door de Belastingdienst gezien als onderdeel van de bedrijfsadministratie en dient bij de factuur bewaard te worden.
Een laadlijst heeft eveneens een praktische, administratieve functie. De laadlijst wordt per container of per vrachtwagen opgesteld. Op de laadlijst staan de colli gedetailleerd omschreven. In uw geval kiest u ervoor om de laadlijst door de chauffeur te laten ondertekenen. Dat heeft alleen zin, als de chauffeur in de gelegenheid is gesteld om de gegevens op de laadlijst te vergelijken met de colli, die zijn geladen in zijn wagen. Daarbij zal de chauffeur alleen het aantal colli tellen en de uiterlijke staat van de colli beoordelen. Alleen als de afzender met de vervoerder is overeengekomen om meer te doen, zal de chauffeur ook brutogewicht of zelfs de inhoud van de colli onderzoeken.
De vrachtbrief is een wettelijk verplicht document. De wettelijke functies van de vrachtbrief zijn met name vastlegging van de vervoerovereenkomst tussen afzender en vervoerder en (na toetreding) de geadresseerde. Door ondertekening van de vrachtbrief door afzender en vervoerder wordt het document een onderhandse akte met bewijskracht tussen afzender en vervoerder. Bovendien is de vrachtbrief wettelijk voorgeschreven door de overheid. Op basis van de vrachtbrief controleert politie en inspectie, of de vervoerder voldoet aan allerlei wettelijke eisen. Als de vrachtbrief niet volledig of niet correcte informatie bevat, kan een boete worden opgelegd.
Met de vrachtbrief is het makkelijker voor afzender en vervoerder om te bewijzen dat de afspraken uit de vervoerovereenkomst zijn nagekomen, zoals het inladen van de goederen in de vrachtwagen (bevestigd door de handtekening op de vrachtbrief van de chauffeur namens de vervoerder) en het afleveren van de goederen aan de geadresseerde (bevestigd door de handtekening van de ontvanger namens geadresseerde op de vrachtbrief)
Onderhandse akte
In handel en transport dient doorlopend aangetoond te kunnen worden, op welke plek goederen zich bevinden en wat de juridische relatie van een bedrijf is met betrekking tot de goederen (verkoper, bewaarnemer, eigenaar, agent, enz.) In de handelsketen respectievelijk de vervoersketen moeten partijen kunnen aantonen dat goederen daadwerkelijk zijn ontvangen door de volgende partij uit die keten tot en met het moment dat de goederen op eindbestemming zijn. Bewijs kan geleverd worden met alle mogelijke middelen: documenten, foto’s, bij monde van getuigen, enz. Als een document door beide partijen is ondertekend, geldt de inhoud van het document als bewijs tussen deze twee partijen. De juridische naam hiervoor is onderhandse akte. De rechtsgeldig ondertekende vrachtbrief is een onderhandse akte en levert dus bewijs (behoudens tegenbewijs) tussen partijen. De paklijst en de laadlijst kunnen als ondersteunend bewijs dienen, maar zijn geen onderhandse akte en leveren niet bewijs van overdracht van de goederen.
Naast de vervoerovereenkomst zijn er in de logistiek nog meer overeenkomsten relevant, zoals de koopovereenkomst en opslagovereenkomst. Ook is vaak een douaneaangifte nodig. Voor al deze overeenkomsten levert de ondertekende vrachtbrief bewijs van de overdracht van de goederen. Eerst aan de vervoerder, daarna aan de geadresseerde.
Juridische functie
De vrachtbrief heeft dus een duidelijke juridische functie in de vervoerovereenkomst en als bewijs van levering onder de koopovereenkomst én als bewijs van in het verkeer brengen voor de douaneaangifte. De paklijst en laadlijst zijn hulpmiddelen voor het logistieke proces van betrokkenen (verkoper, aflader, ontvanger, maar minder voor vervoerder en diens chauffeur). Voor bedrijfsmatige processen zijn paklijst en laadlijst onmisbaar. Zonder deze documenten lopen de processen in warehouses en distributiecentra minder goed. Voor het leveren van bewijs spelen ze echter een secundaire rol.
