Bewaren en Archiveren

Hoe lang moet je vrachtbrieven bewaren?

De vrachtbrief moet in ieder geval zolang bewaard blijven, totdat alle vorderingen uit de vervoerovereenkomst verjaard zijn. In geval van aansprakelijkstelling is de vrachtbrief een belangrijk bewijs van de afspraken tussen partijen en van de overdracht (inontvangstneming, aflevering) van de goederen.

Zie ook vraag 5. Verjaringstermijn van schadeclaim

Ondanks dat de verjaringstermijn van de vordering om schadevergoeding in de meeste gevallen slechts één jaar bedraagt, adviseren wij aan vervoerders een langere bewaartermijn om fiscale redenen: de fiscus vraagt de ondernemer om zijn administratieve bescheiden zeven jaar te bewaren. De vrachtbrief is namelijk bewijs van de bedrijfsactiviteiten, die ten grondslag liggen aan de factuur.

Digitaal archiveren ("scannen")

Mag de papieren vrachtbrief digitaal gearchiveerd worden? Voor het digitaal archiveren wordt de vrachtbrief gescand. Dit geldt als een kopie van de vrachtbrief. Gedurende de periode dat onder de vervoerovereenkomst schadevergoeding gevorderd kan worden, dient de vrachtbrief als bewijsmateriaal. Daarvoor is het beter, dat de origineel getekende vrachtbrief beschikbaar is. Nadat de verjaringstermijn is verlopen, vervalt de noodzaak om een origineel te bewaren. Voor de eisen, die de belastingdienst aan archivering stelt, verwijzen wij naar de fiscale wetgeving.