Vraag
Wij moeten regelmatig zelf goederen afhalen bij leveranciers en nou gebeurt het heel vaak, dat de chauffeurs dan geen papieren (paklijst e.d.) van de zending bij zich hebben. Ik ben van mening dat een chauffeur er zelf verantwoordelijk voor is, dat hij of zij de juiste papieren van de lading bij zich heeft (daar hij of zij ook verantwoordelijk is voor hetgeen hij of zij vervoert), onze expeditie legt die verantwoordelijkheid bij de leveranciers.
Kunt u mij aangeven bij wie die verantwoordelijkheid nu ligt? Dit speelt namelijk al enige tijd en ik wil het nu gewoon een keer zeker weten, dus ben op internet gaan zoeken en kwam hier uit.
Antwoord
1. Vervoerder of chauffeur
De wetgever gebruikt de term ‘vervoerder’ voor de partij die zich jegens de afzender verbindt om goederen te vervoeren. De chauffeur is de werknemer van de vervoerder, die de vrachtauto bestuurt. De vervoerder is verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de vervoersovereenkomst. Hij kan de chauffeur en andere werknemers (bijv. planners) opdracht geven tot het verzorgen van de papieren met betrekking tot een zending.
2. Paklijst of vrachtbrief
Een paklijst is een intern administratief document van de leverancier, meestal door het magazijn gemaakt voor de logistieke afhandeling. De paklijst hoeft niet met de zending meegestuurd te worden en hoeft ook niet in bezit van de vervoerder te zijn. Vaak zit de paklijst bij de factuur of de orderbevestiging, of in de doos.
In de vrachtbrief worden de afspraken uit de vervoerovereenkomst vastgelegd. Het is belangrijk om in de vrachtbrief een duidelijke beschrijving van de goederen te maken, inclusief het volume en het gewicht van de goederen en aantal colli. In tegenstelling tot de paklijst worden op de vrachtbrief geen details over de goederen vermeld, maar alleen de aard van de goederen. Belangrijk is ook dat de vrachtbrief ondertekend wordt door afzender en vervoerder op het moment van de inontvangstneming van de zending door de vervoerder.
3. Verantwoordelijkheid voor de vrachtbrief
Wettelijk dient voor elke zending een vrachtbrief opgemaakt te worden en ondertekend door of namens de afzender. Bij inontvangstneming van de zending zal de chauffeur, voordat hij de vrachtbrief ondertekent namens de vervoerder, controleren, of de goederen overeen stemmen met de vermelding op de vrachtbrief en of de verpakking geschikt is voor het transport. De vrachtbrief moet in de vrachtauto meegenomen worden. Bij controle onderweg zal een politie-agent of inspecteur altijd vragen naar de vrachtbrief. Bij aflevering van de goederen vraagt de chauffeur namens de vervoerder aan de ontvanger om voor ontvangst te tekenen op de vrachtbrief. Met dit ontvangstbewijs kan de vervoerder aantonen, dat hij de vervoerovereenkomst juist heeft uitgevoerd.
4. Wie maakt de vrachtbrief op?
De afzender maakt de vrachtbrief op. In de praktijk zien we ook vervoerders (of hun chauffeurs) vrachtbrieven opmaken. Daarnaast vullen ook veel logistieke dienstverleners, zoals in distributiecentra en e-fulfilment de vrachtbrief in. Dat doen deze bedrijven dan namens de afzender!
Op de zijkant van de vrachtbrief staat de tekst: “De dik omlijnde vakken moeten ingevuld worden door de vervoerder.” Het betreft de vakken 16, 17, 18, 20, en 23, alsmede rechts bovenaan de vrachtbrief het vakje “Vervoerderscode” voor het nummer van de Eurovergunning, afgegeven door het NIWO. Zo is de vervoerder medeverantwoordelijk voor een juiste invulling van de vrachtbrief.
