Een AEO-herbeoordeling zou je kunnen zien als een due diligence.
In het kader van onder meer de horizontale samenwerking geeft de overheid bedrijven vertrouwen in de vorm van bijvoorbeeld douanevergunningen en ze verwacht daar een hoge mate van zelfmanagement voor terug, maar een due diligence is vaak nodig om te zorgen dat dit zelfmanagement ook kan worden waargemaakt.
Letterlijk betekent due diligence 'gepaste zorgvuldigheid', maar vaak wordt daarvoor in de plaats de term ‘boekenonderzoek’ gebruikt. Een due diligence, zoals die in de accountancy vooral bekend is bij beoogde overnames of beursgangen van bedrijven, betekent zoveel als het uitvoeren van een diepgaand onderzoek naar het wel en wee van een bedrijf.
AEO staat voor Authorized Economic Operator, oftewel geautoriseerde marktdeelnemer. Deze status brengt bedrijven veel voordelen in financiële- en bedrijfsmatige optiek. Zo wordt AEO gezien als kwaliteitskenmerk en krijgt een AEO gecertificeerd bedrijf te maken met minder toezicht en fysieke controles, voorrang en keuze van plaats indien fysieke douanecontroles wel moeten plaatsvinden; daarmee worden doorlooptijden van goederen verkort. Voor gebruik en behoud van douanevergunningen behoeft minder of geen financiële borg gesteld te worden en voor bepaalde vereenvoudigingen komen alleen AEO-bedrijven in aanmerkingen. Er is een bedrijf dus veel aan gelegen om deze status te behouden.
1. Herbeoordeling AEO
In mei 2016 is het nieuwe Douanewetboek van de Unie, ofwel DWU in gebruik genomen. De Gedelegeerde Verordeningen (GV) vormen de invulling van de wetteksten uit het DWU en hebben rechtstreekse werking. Ze prevaleren boven de nationale wetgeving.
Artikel 15, lid 1, GV/DWU vereist dat de douaneautoriteiten in de volgende gevallen overgaan tot een herbeoordeling (van eerder afgegeven AEO Certificaten) of een houder van een AEO-certificaat nog altijd aan de AEO-voorwaarden en criteria voldoet:
bij wijzigingen in de desbetreffende Uniewetgeving waarbij het certificaat wordt omgezet in een vergunning;
indien noodzakelijk naar aanleiding van het uitgeoefende toezicht
indien noodzakelijk naar aanleiding van informatie verstrekt door de houder van de beschikking overeenkomstig artikel 23, lid 2, van het wetboek, of door andere autoriteiten.
Afhankelijk van de reden kan een herbeoordeling resulteren in een volledig of gedeeltelijk heronderzoek van specifieke criteria of voorwaarden. In het kader van de invoering van het Douanewetboek van de Unie (hierna DWU), dienen alle AEO-certificaten afgegeven voor 1 mei 2016 te worden herbeoordeeld voor 1 mei 2019 en te worden omgezet in een AEO-vergunning.
Andere douanevergunningen met onbepaalde geldigheid worden in datzelfde kader eveneens opnieuw getoetst op juistheid van werking. De douane spreekt zelf van een DWU-herbeoordeling onderzoek: Art.250 van de Gedelegeerde Verordening van het DWU bepaalt dat alle vergunningen reeds van kracht op 1 mei 2016 opnieuw beoordeeld moeten worden naar regelgeving van het DWU, die op dat moment van kracht is. Beoordeling dient plaats te vinden op basis van volgende criteria volgens art. 39 DWU:
een passende staat van dienst op het gebied van de naleving van douanevereisten (zie paragraaf 3.2)
een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt (zie paragraaf 3.3)
het bewijs van financiële solvabiliteit (zie paragraaf 3.4)
indien van toepassing, praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties (zie paragraaf 3.5) en
indien van toepassing, passende veiligheidsnormen (zie paragraaf 3.6)
De douane voert hierop een risicoanalyse uit, waarschijnlijk gevolgd door een bedrijfsbezoek, de feitelijke start van de herbeoordeling.
Bij een positieve beslissing volgend op de herbeoordeling wordt het AEO-certificaat automatisch omgezet in een vergunning en beheerd in de elektronische database EOS/AEO, die al sinds 2008 in werking is. Dat scheelt administratieve lasten voor zowel handhaver als voor ondernemer. Bij een negatieve beslissing volgt een heel ander traject, beginnende met schorsing en zelfs eventueel intrekking van de vergunning. De gevolgen voor een bedrijf kunnen daarbij desastreus zijn, daar ook andere douanevergunningen kunnen worden ingetrokken of borgstellingen naar 100% kunnen worden opgeschaald, waardoor de directe bedrijfsvoering en/of de courant positie mogelijk in gevaar komen.
Eerder schreef compagnon Noël Egberts in Weg en Wagen al over de Herbeoordeling AEO, destijds nog vanuit het perspectief van de Communautaire Douane Wet (CDW)[1].
2. Due diligence in douaneland
Maar wat betekent zo’n boekenonderzoek geplaatst in de context van douane en internationale handel? Je zou kunnen kunt zeggen dat het gaat om toetsing van juistheid van aan douane gepresenteerde informatie en correcte afdracht van belastingen en waar komt dat beter tot zijn recht dan in de herbeoordeling AEO?
Een AEO due diligence, in dit geval een herbeoordeling onderzoek, gaat verder dan een ‘gewone’ interne audit, waarbij toetsing van processen plaatsvindt; het bedrijf presenteert een waardig beeld van haar prestaties en positie in de markt. Bij due diligence kijk je typisch verder; naar het wettelijke kader, maar ook naar het waarom van diverse gekozen beleidsprocessen zoals die van personeelszaken en de veiligheid, maar ook naar de opzet van de IT-omgeving, de uitvoering van logistieke operaties, het in- en verkoopproces en uiteindelijk ook de compliantie. Kortom naar alle zaken die AEO mogelijk raken, maar vooral naar bedreigingen en dus mogelijke risico’s. Het is een representatieve toetsing van de papieren waarheid, afgezet tegen de toepassing in de praktijk. Idealiter voert een derde partij deze due diligence uit teneinde neutraliteit te waarborgen. Een slager keurt immers ook niet zijn eigen vlees.
Een due diligence laten uitvoeren ter voorbereiding op de herbeoordeling AEO door de douane kan toegevoegde waarde leveren voor de organisatie en medewerkers. Het creëert inzicht in de mogelijke risico’s die het bedrijf loopt en geeft daarmee handvatten ter verbetering en om risico’s te verkleinen of zelfs te voorkomen. In positieve zin maai je de douane het gras voor de voeten weg.
3. Due diligence aanpak
Het is aan een AEO gecertificeerd bedrijf zelf om te beoordelen of ze denkt haar bedrijfsprocessen voldoende en continu te monitoren en daarmee de mogelijke risico's te onderkennen, teneinde beoordeling door de douane op gebied van werking en effectiviteit, wat feitelijk ook een due diligence is, af te kunnen wachten.
De handvatten voor de toetsing van de werking van AEO en controles daarop worden feitelijk al door de douane gegeven in de vorm van een risicomatrix als bijlage 2 van de AEO-gids TAXUD/B2/047/2011 - REV6[2]. De praktijk wijst echter uit dat bedrijven deze risico's niet op waarde inschatten of niet onderkennen en geneigd zijn de zaken rooskleuriger voor te stellen dan de werkelijkheid (de papieren waarheid). Er heerst 'vrijblijvendheid' onder werknemers als het aankomt op continue monitoring. En de AEO verantwoordelijke, als die al benoemd is, krijgt niet altijd de handen op elkaar voor de zoveelste interne toetsing van processen, die dagelijkse praktijk zijn voor de collega's.
Beter is het dan om een derde partij gedegen onderzoek te laten doen naar de situatie waarin een bedrijf zich bevindt op gebied van AEO-monitoring. Dat geeft ook het belang van 'bewustzijn' van AEO bij werknemers, maar ook bij het management aan.
Maar met gepaste zorgvuldigheid dus. Daarmee wordt voorkomen dat het bedrijf voor onaangename verrassingen komt te staan. Immers, de douane zal haar herbeoordeling eveneens met gepaste zorgvuldigheid uitvoeren, maar als het voorwerk daarbij reeds is gedaan en door kundige personen, dan geeft dat de douane meer zekerheid. Dit mede gezien de door de douane te rooskleurig ingeschatte hoeveelheid van gemiddeld 15 werkdagen per AEO gecertificeerd bedrijf én het feit dat de belastingdienst douane simpelweg niet de mankracht heeft om alle 1566[3] AEO gecertificeerde bedrijven in Nederland aan een gedegen herbeoordeling te onderwerpen voor 1 mei 2019.
4. Praktijk toetsen aan papieren waarheid
Bij een due diligence op gebied van AEO moet niet alleen worden gekeken of het bedrijf nog voldoet aan de genoemde AEO-criteria zoals solvabiliteit of naar wat een bedrijf presenteert als zijnde feitelijke cijfers en bestaande procedures, maar juist naar de integrale en compliante werking van de verschillende afdelingen en opgezette processen en naar welke risico's daarbij kunnen optreden. Het proces van de due diligence creëert derhalve inzicht in een papieren waarheid, door het bestuderen van de documentatie zoals de vergunningen en andere relevante documentatie en het onderzoeken van onderlinge relaties van de verschillende afdelingen op gebied van AEO.
Het onderzoek begint meestal met een bedrijfsbezoek, waarbij toetsing van de vergunningen tegen het document Administratieve Organisatie en Interne Beheersmaatregelen (AOIB) de basis vormt. Daarin beschrijft een organisatie haar bedrijfsprocessen en onderliggende procedures en geeft het aan welke maatregelen het genomen heeft om de mogelijke risico's te beheersen. Het is zaak dit document af te zetten tegen de werkelijke uitvoering van de processen door juist de mogelijke risico's te toetsen. Als advocaat van de duivel 'ondervraagt' de onderzoeker o.a. de verantwoordelijke voor AEO binnen de organisatie en de proceseigenaren. Het doel daarbij is niet om het algemene beeld van compliantie bevestigd te krijgen, maar juist om kritisch te kijken naar de onderliggende beheersmaatregelen die zijn ingesteld, zoals interne controles.
5. Voorbeelden van risico's
Ook al gelden de AEO-criteria voor ieder gecertificeerd bedrijf ongeacht de omvang, dan nog moeten de douaneautoriteiten volgens artikel 29, lid 4, UV/DWU "terdege rekening houden met de bijzondere kenmerken van de marktdeelnemers, en met name van kleine en middelgrote ondernemingen, bij de beoordeling of aan de AEO-criteria is voldaan".
De verschillen per bedrijf in de uitvoering van de activiteiten, maken dat per bedrijf gekeken zal moeten worden naar de risico's die kunnen ontstaan.
Het meest voor de hand liggende risico is misschien wel dat een bedrijf niet voldoet aan de eisen van het doen van een juiste douaneaangifte. In de praktijk blijkt dat lastiger dan je zou denken overigens. Dat ziet namelijk niet alleen het op juiste wijze vullen van de velden van een aangifteformulier, maar juist op de correcte invoerwaarden voor die velden. Neem het indelen van goederen in de nomenclatuur van het geharmoniseerde systeem. Een onjuiste indeling leidt mogelijk tot een foutieve berekening van de douanewaarde en derhalve onjuiste afdracht van douanerechten en btw-bedrag. Iets wat tot naheffingen en boetes kan leiden, tot wel 5 jaar na invoer in de Europese Unie. Dat feit op zich kan weer leiden tot het niet voldoen aan de AEO-normen, wat weer kan leiden tot het inzetten van een herbeoordeling traject door de autoriteiten. Het risico van het doen van onjuiste douaneaangiften zal dus ondervangen moeten zijn middels maatregelen vooraf, ter voorkoming en achteraf ter controle.
Het bijhouden van voorraden in verschillende software applicaties zonder dat daartussen een synchronisatie plaatsvindt kan ook leiden tot risico's. Zo kunnen voorraadverschillen ontstaan na mutaties van de voorraad in het ene systeem, indien dat in het andere systeem wordt verzuimd te administreren. Onttrekken van goederen aan het douanetoezicht kan leiden tot naheffing en boetes en vormt dus een risico voor een juiste bedrijfsvoering, wat weer kan leiden tot de uiteindelijke intrekking van de vergunning AEO
Het uitbesteden van diensten aan derden brengt ook risico's met zich mee, waarbij het belangrijk is te weten welke rol de derde partij speelt in de keten. Een schoonmaakbedrijf dat van haar medewerkers geen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan overleggen, kan een potentieel risico vormen voor haar opdrachtgever; een AEO vergund transportbedrijf dat haar transporten uitbesteed aan een niet vergund bedrijf, vormt net zo goed een risico voor de bedrijfsvoering van een AEO-bedrijf.
6. Conclusie
Een AEO gecertificeerd bedrijf heeft een grote verantwoordelijkheid voor de juiste afdracht van belastingen en voor de veiligheid binnen het internationale goederenverkeer.
De genoemde risico's zien feitelijk op alle aspecten van het (internationale) handelsverkeer waar een AEO vergund bedrijf mee te maken krijgt en dus is het zaak met name deze te onderkennen en continu te toetsen en verbeteringen door te voeren daar waar noodzakelijk en mogelijk.
De uitkomst van de due diligence door een onafhankelijke partij toont niet alleen aan dat het bedrijf zelfredzaam is op douanegebied, maar het geeft het management tevens de zekerheid dat douanevergunningen veiliggesteld zijn en daarmee dat de bedrijfsvoering geen gevaar loopt. Het is een organisatorische toetsing voor de bestuurder dat processen op orde zijn, de norm wordt immers behaald. De bestuurder tekent voor naleving van de AEO criteria.
Voor de douane geldt dat het onderzoek al is uitgevoerd, waarmee hun eigen due diligence wordt vergemakkelijkt en de herbeoordeling aanzienlijk kan worden ingekort.
Kunnen alle risico's dan worden vermeden? Nee waarschijnlijk niet, maar een gedegen uitgevoerde en onafhankelijke due diligence zorgt er wel voor dat net dat risico, waar niet aan gedacht is, wordt ondervangen. Daarmee kan het AEO vergunde bedrijf de herbeoordeling met glans doorstaan.
Voetnoten
1. stand per 10 september 2018
2. https://download.belastingdienst.nl/douane/docs/aeo_guidelines_do4431z3fd.pdf
3. Weg en Wagen 71, januari 2014 https://www.sva.nl/weg-en-wagen/authorised-economic-operator-aeo-deel-ii
