Vraag:
Wij hebben een aanbod van een platform om elektronische vrachtbrieven aan te maken. Het platform is niet geaccrediteerd door NIWO, maar dat is niet nodig omdat wij een gesloten keten zijn (vervoer van ons distributiecentrum naar onze winkels), en wij dus geen formele vrachtbrief nodig hebben. Klopt het dat wij voor deze vrachtbrieven geen formele CMR code nodig hebben en er dus geen registratie plaatsvindt bij NIWO? Daarmee zou dus ook de bewaartermijn van 7 jaar teruggebracht kunnen worden tot 3 maanden, wat in opslagkosten behoorlijk scheelt.
Wat vindt u van deze oplossing?
Antwoord:
Er komen steeds meer platforms en/of software oplossingen voor wegtransport, waarbij tevens een elektronische vrachtbrief wordt aangeboden. Dat is fijn, omdat je een alles-in-een pakket krijgt.
Het is wel zaak om kritisch te kijken naar de elektronische vrachtbrief die in dat pakket zit. Want helaas voldoet niet alles wat aangeboden wordt aan de wettelijke eisen. Gebruik van een afwijkende vrachtbrief kan leiden tot bewijsproblemen. Dat is belangrijk in geval van schadeclaims en bij controles door politie of douane.
In uw vraag komen meerdere zaken aan de orde, die ik hier onder een voor een behandel.
Niet formeel vrachtbrief plichtig (mede omdat we een gesloten keten zijn)
Ieder wegvervoer van goederen door een professionele vervoerder is vrachtbriefplichtig. Het doet er niet toe, wie eigenaar is van de goederen. Dus vervoer tussen een (eigen) distributiecentrum en een (eigen) winkel door een professioneel vervoerder betreft een vervoerovereenkomst waarvoor een vrachtbrief verplicht is. Alleen als de eigenaar van de goederen met eigen vervoermiddelen de goederen van het distributiecentrum naar de winkel vervoert, ontstaat er geen vervoerovereenkomst en is er geen verplichting tot het opmaken van een vrachtbrief. Dit geldt voor binnenlands vervoer en voor grensoverschrijdend vervoer (Nederland – België).
NIWO accreditatie voor CMR
Niet de elektronische vrachtbrief is geaccrediteerd, maar de leverancier van de elektronische vrachtbrief (de eigenaar van het platform om elektronische vrachtbrieven aan te maken) dient erkend te zijn door het NIWO. Deze erkenningsregeling is beperkt tot grensoverschrijdend vervoer binnen de Benelux. Elektronische vrachtbrieven voor vervoer binnen Nederland of tussen Nederland en andere landen (Duitsland, Engeland, enz.) kunnen bij elke leverancier worden gekocht.
Formele CMR
Het onderscheid formele en niet-formele CMR bestaat juridisch gezien niet. Voor grensoverschrijdend vervoer tussen Benelux landen is een elektronische vrachtbrief van een NIWO erkende leverancier nodig. Voor binnenlands vervoer binnen Nederland kan elke elektronische vrachtbrief gebruikt worden. Er is dan geen NIWO erkenning van de leverancier nodig.
Bewaartermijn
De genoemde bewaartermijn van drie maanden is ongebruikelijk. Wij adviseren de originele vrachtbrief minimaal 1 jaar te bewaren in verband met de verjaringstermijn voor schadeclaims onder de vervoerovereenkomst. Vanuit andere wettelijke regelingen kan het zinvol zijn om de vrachtbrief langer te bewaren. Bedrijven dienen voor de belastingdienst hun administratie 7 jaar te bewaren. De vrachtbrief is vaak een essentieel onderdeel van de administratie.
Formele CMR code
Deze benaming ‘formele CMR code’ vind je niet terug in de eCMR pilot beschikking en ook niet op de website van NIWO. De erkenningsregeling van het NIWO is gebaseerd op de pilot van de Benelux. In deze pilot worden wel eisen aan de nummering van de vrachtbrief gesteld, nl.:
1. de e-CMR is uniek genummerd en de nummering is doorlopend.
2. de unieke nummering laat zien wie de softwareleverancier is.
3. de unieke nummering laat zien in welk Benelux-land de opmaker van de e-CMR gevestigd is.
Als deze eisen vertaald worden naar het e-CMR nummer in de Benelux is dan ziet het nummer er zo uit: NL 00000 123456.
- NL is het Benelux land waar de CMR wordt opgemaakt. Dat gebeurt bij papieren CMR's ook.
- 00000 is de code waarmee de softwareleverancier te traceren is.
- 123456 is de doorlopende nummering die de CMR uniek maakt..
