Bij vervoer van goederen over de weg is het gebruik van een vrachtbrief verplicht. Al sinds 1994 is het gebruik van een elektronische versie van de vrachtbrief in Nederland toegestaan. Hoe staat het er twintig jaar later voor met de elektronische vrachtbrief in het wegvervoer?
1. INLEIDING
De Stichting vervoeradres heeft de afgelopen tien jaar met regelmaat aandacht besteed aan de elektronische vrachtbrief. Voorbeelden daarvan vindt u in diverse publicaties van de SVA, zoals de brochure ‘De vrachtbrief’, in artikelen in Weg en Wagen en in de syllabi van het SVA-congres. De transportwereld is meer en meer gedigitaliseerd en de ontwikkelingen op ICT-gebied zijn vaak innovatief. Bekende voorbeelden van geslaagde innovaties zijn het ‘tracking and tracing’ systeem en EDI.
Anno 2014 is het uiteraard meer dan gebruikelijk dat de afspraken tussen de afzender en de vervoerder elektronisch tot stand komen. Wat is er makkelijker dan het snel versturen en beantwoorden van een e-mailtje? Daar komt de smartphone nog bij. Wij hadden tien jaar geleden toch amper kunnen vermoeden dat de smartphone anno 2014 zo’n wezenlijke verandering teweeg zou brengen in de wijze van communiceren en het uitwisselen van gegevens.
Met de elektronische vrachtbrief erbij komt de papierstroom vrijwel tot stilstand. Efficiënter, sneller en goedkoper.
Over de wegtransportsector wordt vaak gezegd dat deze traditioneel is. Nu valt dat naar mijn inschatting nogal mee, maar in bijvoorbeeld de luchtvrachtsector is het gebruik van elektronische vrachtbrieven al veel meer ingevoerd. Ik wijs op het gebruik van elektronische airwaybills (e-tickets) bij luchtvervoer van goederen. In deze bijdrage wordt de stand van zaken belicht met betrekking tot het gebruik van de elektronische vrachtbrief in Nederland en bij CMR-vervoer.
2. BINNENLANDS WEGVERVOER
Eerst iets over de juridische basis. Het gebruik van de vrachtbrief bij beroepsgoederenvervoer in Nederland is dus wettelijk verplicht. De Wet wegvervoer goederen en de Regeling wegvervoer goederen zijn daar glashelder over. De Wet wegvervoer goederen bepaalt:(1)
“Het is verboden om beroepsvervoer te verrichten indien met betrekking tot dat vervoer geen vrachtbrief is opgemaakt.”
De Regeling wegvervoer goederen vult dit verder in en bepaalt dat de vergunninghouder (dat is de vervoerder) er zorg voor moet dragen dat de vrachtbrief in de vrachtauto, waarmee de goederen vervoerd worden, aanwezig is.(2)
Maar: in Nederland is een vervoerder niet verplicht een papieren vrachtbrief aan boord te hebben. Als de op het vervoer betrekking hebbende vrachtbriefgegevens ‘gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem worden uitgewisseld’, is de papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig niet vereist. (3) Met andere woorden: het uitwisselen van vrachtbriefgegevens via de computer is uitdrukkelijk toegestaan, mits die uitwisseling van gegevens dan wel van de nodige waarborgen is voorzien.
De wet zegt overigens niet, wanneer nu sprake is van het gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem uitwisselen van de vrachtbriefgegevens.
De elektronische vrachtbrief heeft daarmee haar wettelijke grondslag. De elektronische vrachtbrief is dan ook een rechtsgeldig vrachtdocument.
3. VORM ELEKTRONISCHE VRACHTBRIEF
We hebben het al snel over ‘de vrachtbrief’, terwijl er in de praktijk natuurlijk verschillende vrachtbrieven bestaan voor het vervoer van diverse goederen. Denk bijvoorbeeld aan de vrachtbrief voor het vervoer van gevaarlijke stoffen. Ik doel in deze bijdrage alleen op de bekende AVC- en CMR/AVC-vrachtbrief.
De wet schrijft geen vorm voor de vrachtbrief voor. De vrachtbrief is vormvrij. De vrachtbrief is ook geen vereiste voor het geldig tot stand komen van een vervoerovereenkomst. Als de afzender een transportopdracht geeft aan de vervoerder, die deze opdracht aanvaardt, is de vervoerovereenkomst al een feit. Mondelinge afspraken binden ook! Daar is geen vrachtbrief voor nodig.
De Regeling wegvervoer goederen geeft wel aan wat er in de vrachtbrief moet worden opgenomen.(4) Dat is:
a. de naam en het adres van de afzender;
b. de naam en het adres van de vervoerder;
c. de naam en het adres van de geadresseerde;
d. de gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen;
e. het brutogewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen.
Het wegvervoerrecht bepaalt slechts dat zowel de afzender als de vervoerder een vrachtbrief kunnen opmaken. Zij kunnen ook verlangen dat die vrachtbrief wordt getekend.(5) Artikel 5 AVC 2002 bepaalt overigens dat de afzender de vrachtbrief moet opmaken.
De wettekst lijkt bedoeld voor een papieren vrachtbrief, maar de wet zegt ook dat de ondertekening mag worden vervangen door een ‘ander kenmerk van oorsprong’. Daarmee is een stap in de richting van de elektronische vrachtbrief genomen.
4. BEWIJS DOOR DE ELEKTRONISCHE VRACHTBRIEF
De vrachtbrief heeft meerdere functies. Zo bevat de vrachtbrief de relevante informatie over de goederen aan boord van de vrachtwagen en biedt de handhavende instanties een controlemiddel. Maar de belangrijkste functie is m.i. toch wel de bewijskracht die de vrachtbrief heeft. Het kan dan gaan om bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst, bewijs van ontvangst van de in de vrachtbrief vermelde goederen, bewijs van de staat van de goederen bij inontvangstname door de vervoerder of bij aflevering op het losadres.
Als de elektronische vrachtbrief die bewijsfunctie moet hebben, kan de vrachtbrief worden beschouwd als een elektronische akte. Een akte, zegt de wet, is een ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen.(6) Bij een elektronische akte is er nu juist geen geschrift, maar daar valt wel een mouw aan te passen. Elektronische aktes zijn namelijk – sinds 1 juli 2010 – wettelijk toegestaan.(7)
Daaraan worden door de wet wél bepaalde eisen gesteld. Zo moet degene die de elektronische vrachtbrief als bewijs wil gebruiken, de inhoud van die vrachtbrief kunnen opslaan, om die inhoud later weer te kunnen gebruiken en te reproduceren.
Met alleen de mogelijkheid van een elektronische vrachtbrief zijn wij er nog niet. De vrachtbrief zal ook moeten worden ondertekend. Wat zegt de wet daarover? Als het gaat om ondertekening van een elektronische vrachtbrief (een akte dus), vereist de wet een elektronische handtekening.(8)
Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authentificatie.(9)
Deze handtekening is niet minder dan een handgeschreven handtekening, mits de methode die wordt gebruikt voor authentificatie (10) voldoende betrouwbaar is. De wet geeft een opsomming van eisen en als daaraan is voldaan, wordt de betrouwbaarheid aangenomen. Een voorbeeld van zo’n eis is dat de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden.
5. E-CMR
Sinds de inwerkingtreding van het e-protocol bij het CMR-Verdrag bestaat bij internationaal vervoer over de weg ook de mogelijkheid een elektronische vrachtbrief te gebruiken.(11) Dit protocol dateert al weer van 2008, maar het duurde tot juni 2011 voordat het in werking trad.
Een elektronische vrachtbrief wordt in het protocol gedefinieerd als een vrachtbrief met behulp van digitale communicatie afgegeven door de vervoerder, de afzender of een andere partij die betrokken is bij de CMR-vervoerovereenkomst.(12) Ook gegevens die logisch verband houden met digitale communicatie (zoals bijlagen) kunnen aan de elektronische CMR-vrachtbrief worden gekoppeld.
Het protocol geeft ook een definitie van de elektronische handtekening. Dat zijn gegevens in elektronische vorm die gekoppeld worden aan of logisch verband houden met andere elektronische gegevens en fungeren als een methode om authenticiteit vast te stellen.
Die handtekeningen zijn uiteraard essentieel. Het e-protocol schrijft voor dat de elektronische vrachtbrief door de partijen bij de overeenkomst gewaarmerkt wordt door middel van een betrouwbare elektronische handtekening, die de koppeling aan de elektronische vrachtbrief waarborgt. Het e-protocol geeft vervolgens aan wanneer een methode van een elektronische ondertekening geacht wordt betrouwbaar te zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als de elektronische handtekening op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar en de ondertekening de mogelijkheid biedt om de ondertekenaar te identificeren.
Waar het uiteraard uiteindelijk om draait, is dat de elektronische vrachtbrief dezelfde status heeft als de papieren versie van de vrachtbrief. Ook dat bepaalt het e-protocol. Een digitale vrachtbrief die voldoet aan de bepalingen van het e-protocol, wordt als gelijkwaardig beschouwd aan de papieren versie en heeft dezelfde bewijskracht en dezelfde gevolgen.
De elektronische CMR-vrachtbrief moet dezelfde gegevens als de papieren vrachtbrief bevatten. Artikel 6 CMR-Verdrag geeft een lijst van gegevens die de vrachtbrief moet bevatten. De gegevens in de elektronische vrachtbrief moeten kunnen worden aangevuld met bijvoorbeeld de voorbehouden van de vervoerder.
Al met al biedt het e-protocol de partijen bij de vervoerovereenkomst de mogelijkheid af te spreken dat er een elektronische vrachtbrief wordt gebruikt. Het e-protocol is in werking getreden en inmiddels hebben acht landen het e-protocol geratificeerd of zijn toegetreden tot het protocol. Dat zijn: Nederland, Bulgarije, Spanje, Letland, Litouwen, Zwitserland, Tsjechië en Denemarken.
6. EEN KORTE BLIK OP DE PRAKTIJK
Het lijstje van landen dat hierboven is genoemd, geeft direct aan dat het in de praktijk nog lastig is om enkel en alleen een elektronische vrachtbrief te gebruiken. Immers, als de nationale wetgeving van een land dat de chauffeur doorkruist, voorschrijft dat er een papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig aanwezig moet zijn, schieten de partijen bij de vervoerovereenkomst er nog weinig mee op. Zo bepaalt de Belgische wet bijvoorbeeld dat de chauffeur een papieren vrachtbrief moet kunnen tonen aan de handhavende instanties in geval van een controle in België.
België ondertekende het e-protocol al op 27 mei 2008, maar ratificeerde het protocol tot op heden niet.
Zo zijn er vele routes te bedenken, waar de chauffeur tegen dezelfde wettelijke bepalingen aan zal lopen. Er is een gunstige uitzondering: transport van goederen van Letland naar Litouwen (buurlanden) en terug mag geheel op de elektronische vrachtbrief. Maar naar ik begreep zijn de samenwerkende ondernemersorganisaties in de Stichting Vervoeradres (EVO, NBB en TLN) in Brussel aan het lobbyen om het e-protocol in heel Europa van toepassing te laten zijn.
7. CONCLUSIE
Het is de hoogste tijd de mogelijkheden die de Nederlandse wetgeving en het e-protocol bieden als het gaat om de elektronische vrachtbrief, ten volle te benutten. Efficiëntie en kostenbesparing zijn sleutelbegrippen binnen het transport. Belemmeringen zijn er in de vorm regels in vele Europese landen, die nog papier verplicht stellen.
Beurtvaartadres zet grote stappen met TransFollow, waarmee afzenders, logistieke dienstverleners en geadresseerden met één uniforme en gestandaardiseerde interface een vrachtbrief kunnen inbrengen, uitwisselen en ondertekenen. Deze beveiligde, gestandaardiseerde digitale oplossing biedt de sector een kans om de huidige vrachtbriefprocessen te optimaliseren en de communicatie in de keten te verbeteren. Bij succesvolle implementatie van die nieuwe standaard in Nederland zal het lobbyen in Europa makkelijk zijn en zal die standaard zich over Europa kunnen verspreiden.
Artikel 2.13 lid 1 Wet wegvervoer goederen
artikel 15 lid 2 onder a Regeling wegvervoer goederen
artikel 15 lid 3 Regeling wegvervoer goederen
Artikel 15 lid 1 Regeling wegvervoer goederen
Artikel 8:1119 BW
Artikel 156 Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering
Artikel 156a Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering
Artikel 3:15a BW
Artikel 3:15a lid 4 BW
De wettekst zegt ‘authentificatie’, een vertaling die lijkt te zijn ontleend aan het Franse woord authentification. De juiste vertaling lijkt mij ‘authenticatie’. Zie ook de Dikke van Dale.
Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag inzake de elektronische vrachtbrief d.d. 20 februari 2008
Artikel 1 Aanvullend protocol bij het CMR-Verdrag inzake de elektronische vrachtbrief
