De 'Pod' en btw-problemen: bewijs door de CMR-Vrachtbrief

Weg en Wagen 68 | Oktober 2012 | Jaargang 26

Bij doorvoer van goederen is het btw-nultarief van toepassing. De verkoper dient de doorvoer te bewijzen, anders is hij alsnog de btw plus een boete verschuldigd. De CMR-vrachtbrief speelt hierbij een belangrijke rol.

1. Inleiding

Een groot deel van alle handelstransacties is grensoverschrijdend: een verkoper in Nederland verkoopt en levert in Nederland ingevoerde goederen aan een klant in een ander EU-land. Dit zijn zogenaamde intracommunautaire transacties. In een dergelijk geval mag de verkoper de btw ‘verleggen’ en het nultarief toepassen. De verkoper draagt dan in Nederland geen omzetbelasting af. Het is de bedoeling dat de buitenlandse afnemer, die een btw-identificatienummer moet hebben, die btw vervolgens in eigen land afdraagt. Dat gaat niet altijd goed.

2. 'POD'

Essentieel bij de geschetste gang van zaken is dan wel dat de verkoper kan aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn vervoerd naar zijn buitenlandse afnemer. Kan hij dat niet, dan is het nultarief ten onrechte toegepast en zal de Belastingdienst bij de verkoper aankloppen met een naheffingsaanslag voor de btw. Ook volgen er dan vaak boetes.

Om dat zoveel mogelijk te voorkomen, bedingt de verkoper in zijn contract met een CMR-vervoerder vaak dat de vervoerder een bewijs van aflevering aan de buitenlandse afnemers moet kunnen overleggen: dat is de Proof of Delivery of ‘POD’. In de dagelijkse praktijk is dat veelal de afgetekende CMR-vrachtbrief.

De Belastingdienst kan de boeken van de verkoper nog jaren nadat het CMR-vervoer is geëindigd, controleren. De verkoper bedingt dan ook vaak dat de afgetekende CMR’s jarenlang bewaard moeten worden door de vervoerder, opdat deze op afroep beschikbaar blijven voor de verkoper bij een onverhoopte boekencontrole door de Belastingdienst. Dat deze afspraken tot lange procedures aanleiding kunnen geven, blijkt wel uit het volgende praktijkvoorbeeld.

3. De feiten en de uitspraak

Een tot aan de Hoge Raad uitgevochten zaak (1) werpt een mooi licht op deze btw-problematiek en het bewijs dat CMR-vrachtbrieven –achteraf – kunnen leveren als het gaat om daadwerkelijk vervoer naar de afnemer in het buitenland. We gaan terug naar 1993, het jaar waarin een overeenkomst tot opslag en vervoer van goederen werd gesloten tussen Amdahl en Dutch Air. Amdahl werd nadien Fujitsu TSI B.V., een dochtervennootschap van Fujitsu Inc. en Dutch Air werd Exel, die ook weer een dochtervennootschap heeft, genaamd EFM.

Fujitsu TSI betrekt van haar moeder Fujitsu computeronderdelen, die zij vanuit Nederland naar landen binnen en buiten de EU distribueert.

In de last update van de overeenkomst uit 1999 staat onder meer de volgende bepaling:

‘Proof of delivery:

Vendor commits to have proof of delivery by means of a ‘signed for receipt’ CMR. This document will be available in its Dutch (agents) office within 2 weeks after date of shipment.

These documents should be kept on file for at least six years. They are to be filed in such a way that any particular CMR can be retrieved within 24 hours after a request from Amdahl.’

Dit brengt dus kortweg mee dat de vervoerder alle afgetekende CMR’s zes jaar moet bewaren en deze op afroep binnen 24 uur beschikbaar moet stellen aan de afzender.

In 2003 start de Belastinginspecteur een boekenonderzoek bij Fujitsu TSI, waarbij intracommunautaire transacties die in 1999 en 2000 plaatsvonden onder de loep worden genomen. Wat blijkt: volgens de Belastinginspecteur heeft Fujitsu TSI niet kunnen aantonen dat de door Fujitsu TSI in Nederland ingevoerde computeronderdelen daadwerkelijk zijn vervoerd naar haar afnemers in het buitenland, zodat Fujitsu TSI ten onrechte het btw nultarief heeft toegepast. De Belastinginspecteur legt vervolgens twee naheffingsaanslagen voor de btw op aan Fujitsu TSI van totaal bijna EUR 2,8 miljoen. Fujitsu TSI en moeder Fujitsu Inc. schikken de kwestie met de Belastinginspecteur voor EUR 2,2 miljoen.

Fujitsu Inc neemt het voortouw bij het verhaal van dit bedrag en dagvaardt zowel Exel als EFM. Fujitsu stelt dat zij meermaals CMR-vrachtbrieven voor de intracommunautaire transacties in de betreffende periode heeft opgevraagd bij EFM (dus het dochterbedrijf van Exel, dat voorheen Dutch Air was). EFM heeft slechts gedeeltelijk aan het verzoek van Fujitsu TSI voldaan (of kon daar slechts gedeeltelijk aan voldoen).

In de gerechtelijke procedure gaat het vervolgens vooral om het dispuut tussen Fujitsu en Exel. De vordering tegen Exel strandt bij zowel de rechtbank als het gerechtshof om de simpele reden dat het verzoek om afgifte van de CMR’s niet binnen de bewaartermijn van zes jaar was gericht aan de contractspartij Exel, maar aan EFM.

Er was geen discussie over het feit dat EFM geen volmacht had gekregen van Exel om haar te vertegenwoordigen als het ging om de verzoeken tot afgifte van de CMR-vrachtbrieven. Er is een uitvoerig debat gevoerd over de vraag of Fujitsu dan beschermd zou moeten worden tegen de eventuele onbevoegdelijke vertegenwoordiging van Exel door EFM. De wet biedt die mogelijkheid tot bescherming (2). Als Exel wist van de verzoeken aan EFM om afgifte van de CMR’s, maar desalniettemin nalaat aan Fujitsu FTS mee te delen dat Exel de rechtsopvolgster was geworden van Dutch Air, dan is Exel tóch gebonden, luidt de redenering van Fujitsu. Dat plan mislukt bij rechtbank en hof. Fujitsu stelde wel dat aangenomen moet worden dat haar verzoeken aan EFM ook Exel hebben bereikt, maar waarom dat dan zo is komt niet echt uit de verf.

Het zag er dus somber uit voor Fujitsu, maar de Hoge Raad draait de uitspraak van het hof terug. De Hoge Raad is het namelijk eens met Fujitsu voor zover het gaat om haar beroep op de redelijkheid en billijkheid. Fujitsu had namelijk ook nog gesteld dat, als haar verhaal over de (pseudo) vertegenwoordiging zoals hierboven omschreven niet op zou gaan, dan toch de redelijkheid en billijkheid zou moeten meebrengen dat Exel zich er niet op mocht beroepen dat de verzoeken waren gericht aan EFM en niet aan haar.

Dat argument was niet voldoende gemotiveerd weerlegd door het hof en dat is voor de Hoge Raad reden de zaak terug te verwijzen naar een ander hof.

4. Commentaar

Alhoewel het in deze procedure dus uiteindelijk meer gaat om de vraag of Exel nu kan worden aangesproken, zitten er meerdere andere interessante kanten aan de zaak. Zo is de eerste vraag of de afzender inderdaad kan bedingen dat CMR-vrachtbrieven zes jaar lang bewaard moeten worden door de vervoerder? Het antwoord is simpel: dat kan. Het staat de partijen wat dit betreft vrij om hier afspraken over te maken. Het CMR Verdrag regelt niets over de bewaartermijn en als partijen afspreken dat die termijn zes jaar zal zijn, dan mag dat in het contract worden opgenomen.       

De reden voor het opleggen van die bewaartermijn is ook niet zonder relevantie. De verkoper kan inderdaad bewijzen dat zijn goederen daadwerkelijk zijn vervoerd naar de buitenlandse afnemer door het tonen van afgetekende CMR-vrachtbrieven. Dergelijk bewijs is in de regel aanvaardbaar voor de Belastinginspecteur, zij het dat de inspecteur in de regel meerdere documenten in onderlinge samenhang zal beoordelen (zoals facturen, de polis van de transportverzekering, betaalbewijzen en/of een door de klant te verstrekken vervoersverklaring) (3).

5. Een zijsprong het bewaren van de CMR-vrachtbrief

Over die bewaartermijn adviseert de Stichting vervoeradres terecht dat de vrachtbrief in ieder geval bewaard moet blijven totdat de verjaringstermijn voor alle vorderingen uit de vervoerovereenkomst is verstreken (4). Die termijn is in de regel één jaar.

Maar er is een heel andere reden waarom vrachtbrieven langer moeten worden bewaard: een ondernemer heeft namelijk de verplichting om ‘administratieve bescheiden’ (de boekhouding) zeven jaar te bewaren. Dit is de zogenaamde fiscale bewaarplicht. De vrachtbrief behoort daar toe.

Voor zover u aan ziet komen dat u eindeloos met kasten vol papier blijft zitten: digitaal archiveren is onder omstandigheden toegestaan. Juristen zijn over het algemeen gek op originele stukken, die als bewijs kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld in een eventuele procedure. Het is aan te bevelen de originele vrachtbrieven te bewaren, in ieder geval gedurende de verjaringstermijn. Daarna zou er een scan van kunnen worden gemaakt, die digitaal wordt opgeslagen. Raadpleeg daarvoor wel eerst de fiscale wetgeving (5).


Voetnoten
1 Hoge Raad 13 februari 2012, S&S 2012/59; Fujitsu/Exel
2 Artikel 3:61 lid 2 BW
Zie voor meer informatie hierover bijvoorbeeld: www.belastingdienst.nl
4 Sva: ‘de vrachtbrief, direct duidelijk’, uitgave 2012
Zie ook Weg en Wagen nr. 59, augustus 2009
h1, h2, h3, h4, h5 { font-weight: bold !important; } h1, h2, h3 { font-size: 18px !important; } h4, h5 { font-size: 16px !important; } Print Friendly and PDF
De 'Pod' en btw-problemen: bewijs door de CMR-Vrachtbrief
mr. Jos K.M van der Merché (Partner en advocaat bij AKD Advocaten) 30 september, 2012
Deel deze post
ArchiEF
Vraag uit de praktijk: Betaling en POD
Weg en Wagen 64 | Oktober 2011 | Jaargang 25