Een kwestie van een gestructureerd proces, projectmanagement en vertrouwen
In dit artikel zal ik inzichtelijk maken hoe verladers succesvol een horizontale samenwerking kunnen opzetten door gezamenlijk goed voorbereid een gestructureerd stappenplan te doorlopen. Bundeling van vrachtstromen kan kosten besparen en andere (efficiëntie) voordelen met zich mee brengen en leidt tot meer duurzaamheid in de logistiek.
Het succesvol opzetten van een horizontale samenwerking is de resultante van het door de (beoogde) samenwerkingspartners goed voorbereid gezamenlijk doorlopen van een gestructureerd stappenplan. Daarbij dient vanaf de beginfase rekening gehouden te worden met juridische aspecten en dat geldt evenzeer in de operationele fase van een logistiek samenwerking(sproject). De samenwerking dient in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving opgezet te worden. Rechtsgebieden die hierbij een rol spelen zijn:
het internationale transportrecht,
algemene contractenrecht,
mededingingsrecht
intellectueel eigendomsrecht,
data security en ICT-recht.
Een solide juridische onderbouwing is niet in de laatste plaats van belang in verband met het vertrouwen tussen de samenwerkingspartners. Vertrouwen is een tamelijk abstract c.q. ongrijpbaar begrip, maar is in mijn optiek een eerste en noodzakelijke voorwaarde om succesvol een samenwerking tot stand te brengen en op de langere termijn in stand te kunnen houden. Goede en duidelijke afspraken spelen daarbij een faciliterende rol.
EU-Projecten om samenwerking te stimuleren
Supply Chain Study uitgevoerd door het World Economic Forum uit 2009[1] heeft uitgewezen dat 24% van de vrachtwagens in de EU leeg rondreed. De gemiddelde beladingsgraad van de vrachtvoertuigen met lading bleek slechts 57% te zijn. In totaal werd de inefficiëntie op 43% berekend. Op basis van deze cijfers werd destijds geschat dat in de logistieke sector potentieel tot 124 megaton per jaar aan CO2 emissie bespaard zouden kunnen worden door bestaande inefficiëntie terug te dringen.
Dat daar een enorme uitdaging lag heeft ook de Europese Unie ingezien. Vandaar dat subsidies beschikbaar werden (en worden) gesteld voor (research) projecten om innovatie en samenwerking in de logistiek te stimuleren. Onder het Seventh Framework Programme (FP7) van de EU werd onder meer een subsidie vergund aan het CO3 project (Collaboration Concepts for Co-modality)[2]. Het CO3 project met een looptijd van drie jaar (2011-2014) was nog tamelijk theoretisch van aard, maar heeft wel een belangrijke bijdrage geleverd aan het ontwikkelen van business modellen en tools om de sector op weg te helpen. Ons kantoor Kneppelhout & Korthals was als consortium-partner bij het CO3 project betrokken en hier met name verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een juridisch raamwerk voor horizontale samenwerking tussen verladers. Toen het project startte was de sector nog tamelijk sceptisch, maar ten tijde van de afronding in 2014 overwegend positief gestemd. Inmiddels is horizontale samenwerking in de logistiek een ‘hot’ item. Zowel op Europees niveau als op nationaal en regionaal niveau in de verschillende lidstaten lopen diverse gesubsidieerde en commerciële projecten. Ik zou niet van wildgroei durven spreken, maar ik vraag mij soms wel af of de verschillende initiatieven en projectgroepen wel voldoende met elkaar communiceren. Coördinatie kan voorkomen dat iedereen voor zich het wiel aan het uitvinden is. Wat hiervan ook zij, het is in ieder geval duidelijk dat er in de logistiek een transitie gaande is en dat het besef blijvend is dat de logistiek anders en beter (efficiënter!) georganiseerd kan en moet worden.
Teneinde een doorbraak in de praktijk te forceren heeft de EU onder het op het FP7 programma aansluitende programma Horizon 2020 een zeer aanzienlijke subsidie van ruim Euro 18 miljoen ter beschikking gesteld aan het NexTrust project[3] gedragen door een consortium van 31 partners[4]. Het NexTrust-project heeft een looptijd van 3,5 jaar (tot eind 2018) en is primair een praktisch ingestoken project. De overtuiging van het NexTrust consortium is dat samenwerking in de logistiek niet slechts beschouwd moet worden vanuit de context van een theoretische of technologische exercitie, maar vooral in de praktijk moet worden geprobeerd en gevalideerd. De kern van het project wordt gevormd door pilot cases in verschillende categorieën. Deze pilot cases die schaalbaar zijn en uitgevoerd worden onder normale marktomstandigheden, moeten de inspirerende praktijkvoorbeelden opleveren die de logistieke sector tonen hoe samenwerkingsverbanden kunnen worden opgezet en kunnen slagen. Het project beoogt zodoende ‘stickiness’ voor horizontale samenwerking in de Europese logistieke arena te creëren.
Duurzaamheid in de logistiek kan op verschillende manieren bereikt worden. De beladingsgraad van voertuigen kan verhoogd worden door de vracht van verschillende verladers te bundelen tijdens een en dezelfde transportbeweging.
Backhauling dringt het aantal lege voertuigbewegingen terug.
Vrachtbundeling resulteert in grotere volumes en dat kan de overstap naar schonere modaliteiten dan wegvervoer, zoals vervoer per spoor of over de binnenwateren, mogelijk maken (multi-of intermodaliteit).
Te denken valt ook aan intensiever gebruik van een bestaand wagenpark in de e-commerce sector teneinde het aantal empty vans terug te dringen. Al deze oplossingen hebben uiteindelijk gemeen dat afstemming vooraf op het niveau van verladers noodzakelijk is en om dat mogelijk te maken dienen de vrachtstromen van verschillende verladers in kaart te worden gebracht. De ICT-oplossingen, die vandaag de dag beschikbaar zijn, maken het mogelijk data te verzamelen en te interpreteren zodat business cases geïdentificeerd kunnen worden.
Horizontale samenwerking: een game changer?
De plaatjes hieronder tonen, wat horizontale samenwerking tussen verladers toevoegt aan het bestaande model, waarbij verladers ieder voor zich (unilateraal) vervoersdiensten inkopen bij logistiek dienstverleners.
In het klassieke model wordt de kans op vrachtbundeling echter nog aan de min of meer toevallige omstandigheid overgelaten dat twee of meer verladers op hetzelfde moment vracht voor een en dezelfde bestemming aanbieden aan een en dezelfde vervoerder, die nota bene niet noodzakelijkerwijs een incentive heeft om de kosten voor de verladers te drukken. Door op het niveau van verladers supply chain data te verzamelen en vervolgens proactief te zoeken naar mogelijkheden om vrachtstromen te combineren, wordt de zichtbaarheid van oplossingen, die de efficiëntie aanzienlijk kunnen verbeteren vergroot.
De trustee: de facilitator van horizontale samenwerking
In de inleiding merkte ik al op, dat het succesvol opzetten van een horizontale samenwerking niet zozeer een kwestie van geluk is, als wel de resultante van het door de (beoogde) samenwerkingspartners goed voorbereid gezamenlijk doorlopen van een gestructureerd stappenplan. Proces- of zo men wil projectmanagement dus. Met die constatering betreedt een nieuwe speler in de logistiek het toneel, in het NexTrust project de trustee genoemd. De trustee neemt de rol van proces- of projectmanager op zich. De trustee beheert een onafhankelijk ICT platform. Er zijn verschillende manieren om op deze basis collaboratie vorm te geven: Eén manier is dat een verlader op vertrouwelijke basis relevante historische supply chain data met betrekking tot repeterende vrachtstromen verstrekt aan de trustee. De trustee verzamelt op vergelijkbare manier data van andere verladers. Met behulp van een softwareprogramma kunnen de vrachtstromen geanalyseerd worden en kunnen matches tussen de vrachtstromen van verschillende verladers worden geïdentificeerd. Vandaaruit kan de trustee de verladers voorstellen om hen bij elkaar te introduceren en om, als zij daarvoor kiezen, vervolgens onder zijn begeleiding gezamenlijk de business case verder te onderzoeken en uit te werken.
De trustee begeleidt als neutrale, onafhankelijke dienstverlener in opdracht van de gezamenlijke verladers het opzetten van de samenwerking, inclusief de selectie van de logistiek dienstverlener. Zijn rol vergroot de kans op succes aanzienlijk. Het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden. De trustee heeft immers vaker met het bijltje gehakt. Bovendien speelt de trustee een belangrijke rol bij het verzamelen, interpreteren en vergelijken van de supply chain data van de verschillende verladers. Omdat de trustee fungeert als een black box hoeven verladers zelf geen inzicht te hebben in de supply chain data van de beoogde samenwerkingspartner(s). Hiermee kan worden voorkomen dat vertrouwelijke c.q. gevoelige bedrijfsgegevens gedeeld worden hetgeen voor veel marktdeelnemers een belemmering zou vormen om horizontale samenwerking toe te passen. Bij een samenwerking tussen (potentiele) concurrenten is de rol van de trustee zelfs cruciaal in verband met het kartelverbod, dat het uitwisselen van concurrentiegevoelige informatie verbiedt.
Driestappen methode
Bij het opzetten van de pilot cases wordt in het NexTrust project steeds een rechttoe rechtaan, maar effectieve driestappen methode gevolgd.
Deze methode ziet het opzetten van een horizontale samenwerking als een gestructureerd en controleerbaar proces dat zich in drie chronologisch op elkaar volgende fasen voltrekt. Dat zijn de fasen van identificatie, voorbereiding en uitvoering.
De identificatiefase is de fase waarin de supply chain data van verschillende verladers door de trustee wordt verzameld, bewerkt, geïnterpreteerd en vergeleken met het oog op matchmaking. In deze fase communiceren de verladers ieder apart met de trustee. De trustee gaat op zoek naar mogelijkheden om de vrachtstromen van verschillende verladers te combineren door hun profielen te vergelijken. De verladers staan nog niet in een contractuele relatie tot elkaar, maar maken slechts ieder voor zich afspraken met de trustee over het verstrekken van de data en het gebruik daarvan. In de regel zullen deze afspraken neergelegd worden in een eenvoudig contract, waarin in ieder geval ook afspraken over vertrouwelijkheid worden gemaakt. In een project als NexTrust is voor de diensten die de trustee verleent, al betaald (subsidie). In normale commerciële verhoudingen zal de trustee een vergoeding vragen voor de diensten, die hij in de identificatiefase verricht. De identificatiefase eindigt op het moment dat de trustee een match heeft gevonden en, na verkregen toestemming van betrokkenen, de verladers bijeenbrengt om de business case op hoofdlijnen te bespreken.
In de daaropvolgende fase van voorbereiding werken de verladers onder begeleiding van de trustee de business case verder uit. Deze fase omvat ook de selectie van een logistiek dienstverlener. De trustee treedt op als neutrale procesmanager en fungeert als een black box. Dat voorkomt dat de verladers onderling gevoelige bedrijfsinformatie uitwisselen. De verladers hebben, afgezien van afspraken over vertrouwelijkheid in de onderhandelingsfase, in de regel nog geen contract met elkaar. Ook deze fase, waarin de verladers samen naar de operationele fase toewerken, is precontractueel van aard.
In de operationele fase sluiten de verladers een samenwerkingsovereenkomst en selecteren zij gezamenlijk een logistiek dienstverlener. In de samenwerkingsovereenkomst kunnen bijvoorbeeld afspraken gemaakt worden over hoe om te gaan met fluctuaties in volume en over de wijze waarop de samenwerkingspartners de kostenbesparingen verdelen.
De samenwerking kan van start gaan. De trustee blijft betrokken om de onderlinge verhoudingen te managen. Ook vervult hij een rol bij het uitwisselen van data tussen de logistiek dienstverlener en de individuele verladers. Uiteraard is een horizontale samenwerking in de logistiek niet statisch. Van tijd tot tijd zullen de vrachtvolumes van een of meerdere verlader(s) op een bepaalde route bijvoorbeeld kunnen toe- of afnemen. Ook hier is een rol voor de trustee weggelegd. Hij kan bijvoorbeeld op zoek gaan naar nieuwe partners om de samenwerking opnieuw efficiënt c.q. nog efficiënter te maken.
Tot slot
Het laatste jaar van het NexTrust project zal onder meer in het teken staan van dissemination. De projectgroep zal de resultaten van de pilot cases die zijn uitgevoerd presenteren en de lessen die wij in de identificatie-, voorbereidings- en operationele fases van de pilot cases geleerd hebben, met de markt delen. Meer algemeen kan ik alvast aangeven dat gebleken is dat belangrijke ingrediënten voor de voortvarendheid waarmee een horizontale samenwerking tussen verladers kan worden opgezet en voor het succes van zo’n samenwerking zijn de mate waarin de betrokken partijen zowel intern als extern bereid zijn tot en open staan voor samenwerking, een duidelijk protocol in de identificatie en voorbereidingsfase en de aanwezigheid van een trustee. (Kunnen) samenwerken is een kwestie van geven en nemen en dus van vertrouwen. De trustee die eerder ervaring heeft opgedaan, draagt hieraan bij als procesmanager en coördinator. Verder is zijn rol van belang in verband met (antitrust) compliance. ICT tools tot slot zijn een belangrijke enabler.
Voetnoten
