Vraag:
We willen heel graag de slag maken met digitalisering en papierloos werken, zonder gigantische kosten en functionele overlap van een oplossing zoals leveranciers die aanbieden. Onze software leverancier heeft nu een digitale vrachtbrief gekoppeld aan ons klantenportal en aan onze orderbevestiging.
Kunt u beoordelen, of deze digitale vrachtbrief voldoet aan de wettelijke eisen?
Antwoord:
Wettelijke eisen aan de elektronische vrachtbrief
Wij geven geen oordeel over format en proces rond de CMR-vrachtbrief, maar we kunnen u wel de punten aangeven, waar u op moet letten vanuit juridisch perspectief.
De wettelijke eisen verschillen voor vrachtbrieven voor vervoer in Nederland of binnen de Benelux of internationaal. Voor vervoer in de Benelux is bijvoorbeeld verplicht om elektronische vrachtbrieven van erkende leveranciers te gebruiken. Deze leveranciers kunt u op de website van NIWO.nl vinden.
Uw software leverancier heeft alle vakken van de CMR-vrachtbrief overgenomen en de vrachtbrief kan met belijning zoals die gebruikelijk is op de papieren vrachtbrief worden gedownload en afgedrukt. De inhoud (format) van de vrachtbrief volgt de vakken van de CMR-vrachtbrief. Dat is prima.
Procesmatige functionaliteiten
Om te voldoen aan de regels uit het eCMR protocol (aanhangsel van het CMR-verdrag) dient de vrachtbrief daarnaast aan procesmatige functionaliteiten te voldoen. Achter de schermen van het plaatje van de ingevulde vrachtbrief en onzichtbaar voor gebruikers is van belang
dat de integriteit van de vrachtbrief met de daarin vervatte gegevens gewaarborgd zijn,
dat de handtekeningen van afzender, vervoerder en ontvanger betrouwbaar zijn en
dat het geheel toegankelijk is voor elke daartoe gerechtigde partij.
Met name de laatste twee eisen zijn eigenlijk alleen te realiseren door een vrachtbrief van een onafhankelijke leverancier te gebruiken.
Integriteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid
Eigenlijk kunnen de eisen van het eCMR protocol worden samengevat in het adagium: “Vertrouwen is goed, controleren is beter”. Partijen moeten kunnen vertrouwen op integriteit van de gegevens en juridische geldigheid van de handtekening. Partijen moeten dit kunnen controleren door toegang te hebben tot de “voorkant” en “achterkant” van de elektronische vrachtbrief.
Met andere woorden: hoe krijgen afzender en geadresseerde een origineel afschrift van de vrachtbrief, wie garandeert dat de informatie op de vrachtbrief ongewijzigd blijft, wie heeft toegang tot het software systeem. Als het software systeem onder beheer is van de vervoerder (of van zijn provider), dan heeft een opdrachtgever of geadresseerde nadere waarborgen nodig over de integriteit.
Integriteit van de vrachtbriefgegevens
Vanaf het moment dat de vrachtbrief is opgemaakt, mag de vrachtbrief door de afzender niet meer gewijzigd worden. Bij het ophalen van de lading moet de vervoerder (in de praktijk: diens chauffeur) de mogelijkheid hebben om voorbehoud te maken op de vrachtbrief voordat hij de vrachtbrief tekent. Achter de schermen moet in de software een logboek meelopen, die alle wijzigingen registreert. Ook elke elektronische handtekening moet onlosmakelijk gekoppeld worden aan de vrachtbrief.
Handtekening op toestel chauffeur
Op het moment dat een vrachtbrief ter ondertekening aangeboden wordt op de mobiele app op het toestel van de chauffeur, is er geen sprake van een geavanceerde elektronische handtekening die voldoet aan het CMR-verdrag (eCMR protocol). Ook een ge-uploade handtekening is niet origineel en daarom niet voldoende voor bewijs van ontvangst.
Het middel, waarmee een elektronische handtekening wordt gezet, moet onder de exclusieve controle staan van degene die de handtekening zet.
Om discussie over betrouwbaarheid van de handtekening voor te zijn, adviseren wij om een bewijsovereenkomst over de wijze van ondertekening te sluiten. In de AVC (algemene voorwaarden) is een bewijsovereenkomst opgenomen in artikel 2.
Bijvoorbeeld:
Een handtekening door een QR-code. De ondertekenaar heeft op zijn eigen mobiel een account. Bij dit account kan hij inloggen. Zolang hij deze inloggegevens met niemand deelt, staat de QR-code onder zijn exclusieve macht. Hij toont de QR-code op zijn eigen mobiel en stelt de chauffeur in staat om de code te scannen met diens eigen toestel (een smartphone of een mobiele boordcomputer).
Ander voorbeeld:
De chauffeur vraagt om te tekenen op zijn toestel. De ondertekening gebeurt door het scherm aan te raken met een pennetje. Het pennetje en het toestel zijn niet onder de exclusieve macht van de ondertekenaar. De chauffeur heeft de mogelijkheid om zelf een handtekening te zetten zonder dat de ander daarvan in kennis is gesteld.
Toegankelijkheid voor alle gerechtigde partijen
De vrachtbrief is het communicatiemiddel tussen de (rechts)personen, die de vervoerovereenkomst zijn aangegaan. In eerste instantie zijn dat de afzender en de vervoerder. Als de vervoerder een ondervervoerder (of een opvolgend vervoerder) inschakelt, dan zal deze ook de vrachtbrief nodig hebben. Op het moment dat de geadresseerde aangeeft de zending te willen ontvangen, is ook de geadresseerde partij bij de vervoerovereenkomst. Al deze partijen zijn gerechtigd om een origineel afschrift van de vrachtbrief te ontvangen. Digitaal wil dat zeggen, dat elke partij bevoegdheid moet krijgen om de elektronische vrachtbrief te zien en te downloaden naar een eigen computeromgeving. De toegankelijkheid is nodig voor de duur van de bewaarverplichtingen, die partijen hebben. Deze bewaarverplichting hangt samen met het kunnen leveren van bewijs in geval van een schadeclaim. Tevens hebben veel bedrijven een bewaarverplichting in verband met belastingen, zoals btw, accijns, invoer- en uitvoerrechten.
Beschrijving technische procedures
Net als in andere wetgeving over digitalisering geeft de wetgever alleen een kader, waaraan de elektronische communicatie moet voldoen. Dit kader is in geval van de vrachtbrief een omschrijving van functionaliteiten. Hoe deze functionaliteiten te implementeren moeten afzender en vervoerder samen overeenkomen door procedures te beschrijven. In de procedure staat dan bijvoorbeeld wat de methode voor het opmaken van de vrachtbrief is en hoe elke partij een exemplaar van de vrachtbrief krijgt. Bovendien moet er in de elektronische vrachtbrief verwezen worden naar deze procedures en deze procedures moeten op eenvoudige wijze te raadplegen zijn.
Als een elektronische vrachtbrief aangemaakt wordt op een internetplatform, dan is het voldoende als op dat internetplatform uitleg wordt gegeven over de procedures.
