Praktijkboek voor de vrachtbrief

Van chauffeur tot directeur. Iedereen die betrokken is bij het wegvervoer van goederen krijgt te maken met de vrachtbrief.

In het praktijkboek leggen wij vak voor vak uit, wat er ingevuld moet worden. En waarom het ingevuld moet worden. Daarmee is het Praktijkboek bruikbaar van chauffeur tot directeur.

Hoe is de vrachtbrief opgebouwd?

De standaard vrachtbrief bestaat uit tenminste drie exemplaren, namelijk voor elke betrokken partij een afschrift: één voor de afzender, één voor de vervoerder, één voor de geadresseerde.

Bij de CMR/AVC-vrachtbrief hebben de verschillende delen bovendien een kleur: rood voor de afzender, blauw voor de geadresseerde, groen (en eventueel ook zwart) voor de vervoerder. De AVC-vrachtbrief is uitgevoerd in een bruine opdruk.

Elke vrachtbrief heeft een uniek nummer. Zelfs als er bij herhaling dezelfde soort goederen worden vervoerd, bijvoorbeeld tussen een distributiecentrum en winkels, dan zijn de vrachtbrieven van elkaar te onderscheiden door het nummer.

Mag je zelf een vrachtbrief maken?

Stichting Vervoeradres heeft auteursrecht op vrachtbrieven. Onder betaling van een kleine retributie kunt u gebruik maken van dit auteursrecht en dan in eigen beheer / bij een drukkerij vrachtbrieven maken. Uw ontwerp voor de vrachtbrief zal door de stichting beoordeeld worden op juridische juistheid. U kunt hier meer over lezen op Uitvoeringen van de Binnenlandse AVC vrachtbrief.

Wie maakt de vrachtbrief op?

De afzender is verantwoordelijk voor het opmaken van de vrachtbrief. Hij is als opdrachtgever van het vervoer de partij, die de informatie over de goederen en over de vervoersafspraken kan leveren. Praktisch gezien kan de afzender aan iemand anders de opdracht geven om de vrachtbrief op te maken. Bijvoorbeeld: de aflader (het magazijn of distributiecentrum waar de goederen zijn opgeslagen), of de vervoerder of de expediteur. In dat geval blijft de afzender verantwoordelijk. Indien u tekent namens de afzender in vak 22, vermeld dan in opdracht van (i.o.) “naam afzender”.

Bewijs van overdracht van de goederen

De chauffeur van de vervoerder tekent voor ontvangst van de goederen en geeft het voor de afzender bestemde deel (bewijs van inontvangstneming) af. Uiteraard neemt de chauffeur de overige exemplaren mee tijdens het transport.

Bij aankomst op het losadres overhandigt de chauffeur van de vervoerder de vrachtbrief aan de geadresseerde. Daarmee wordt de geadresseerde partij bij de vervoerovereenkomst. De geadresseerde tekent voor ontvangst, behoudt zijn deel van de vrachtbrief voor zijn administratie en overhandigt aan de chauffeur het deel dat is bestemd voor de vervoerder als bewijs van aflevering.

De vervoerder sluit ter ondersteuning van de vrachtfactuur voor de afzender vaak een kopie (doorslag) van het bewijs van aflevering bij.

In verband met de BTW administratie is bewijs van in verkeer brengen belangrijk. Dit bewijs wordt vaak geleverd door een vrachtbrief afgetekend door de geadresseerde. Als het BTW-nultarief van toepassing is, dan kan hiermee worden aangetoond dat de goederen zijn geëxporteerd.