Recent heeft het ministerie van Financiën, waaronder de Belastingdienst ressorteert, de voorschriften voor de afhaalverklaring gewijzigd. In dit artikel leggen we eerst de relatie tussen export en btw-heffing uit. Daarbij speelt de afhaalverklaring een belangrijke rol. Vervolgens bespreken we voornoemde wijzigingen.
Het nultarief
De verkoper is afdrachtplichtig voor btw (9% of 21%) bij verkoop van de goederen. Wanneer goederen verkocht worden aan een niet in Nederland gevestigd bedrijf hoeft de verkoper geen btw op te nemen op de factuur, mits hij kan bewijzen dat de goederen naar het buitenland zijn gebracht.
Nul procent btw rekenen bij de verkoop van goederen mag alleen in bepaalde gevallen, namelijk op
• goederen die in het buitenland worden geleverd;
• goederen die nog niet zijn ingevoerd;
• goederen die geleverd worden aan of in een btw-entrepot;
• de levering van schepen en vliegtuigen;
• de bevoorrading van schepen en vliegtuigen;
• accijnsgoederen in een accijnsgoederenplaats;
In de administratie van de verkoper moet bewijs opgenomen zijn dat hij het nultarief inderdaad mocht toepassen. Voor export vanuit Nederland maakt de Belastingdienst onderscheid tussen goederen die geleverd worden binnen de EU en buiten de EU.
Levering buiten de EU
Wanneer goederen worden geëxporteerd naar landen buiten de EU, is het essentieel om te kunnen bewijzen dat de goederen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Het bewijs kan geleverd worden door een bewijs van uitgang (“confirmation of exit”) van het opgestelde exportdocument in combinatie met een afgetekende vrachtbrief en betaalbewijzen.
Levering binnen de EU
Worden de goederen geleverd aan een partij in een andere EU-lidstaat dan moet de verkoper beschikken over een geldig btw-nummer van de afnemer of van de ontvangende partij. Dit btw-nummer kan worden gecontroleerd via het VIES-systeem van de EU om te verifiëren of de afnemer geregistreerd is voor btw in het betreffende land.[1] Blijkt achteraf dat het btw-nummer niet geldig was, dan kan de Belastingdienst een naheffing voor de btw opleggen. De Belastingdienst kan bovenop de naheffing boetes opleggen of rente in rekening brengen.
Behalve het btw-nummer van de ontvanger moet je ook kunnen aantonen dat de goederen Nederland hebben verlaten en dat ze zijn vervoerd naar een ander EU-land. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van:
• de polis van een vervoersverzekering;
• een kopie van de CMR (de vrachtbrief);
• een vervoersverklaring / afhaalverklaring.
Wanneer er niet voldoende bewijs geleverd wordt door de verkoper, kan de Belastingdienst ook hier een naheffing opleggen, plus rente en een boete.
De afhaalverklaring
Juist met betrekking tot die afhaalverklaring is per 1 april 2024 veel veranderd. Op 22 december 2023 is het Besluit nr. 2023-22510, Toelichting Tabel II gepubliceerd. Dit besluit vervangt het oude Voorschrift tabel II en bevat meerdere uitbreidingen en wijzigingen op het vlak van de btw. Er zijn hiermee details gewijzigd ten opzichte van de bestaande regels.
Éen van die wijzigingen betreft de afhaalverklaring.
Met de inwerkingtreding van het besluit Toelichting Tabel II vanaf 1 april 2024 worden striktere eisen gesteld aan de afhaalverklaring. In de Toelichting Tabel II is een geactualiseerde versie van de model afhaalverklaring opgenomen. De wijzingen hebben vooral betrekking op het vereiste van een ‘vaste afnemer’ en op de ondertekening.
Inhoud
In een afhaalverklaring moet onder andere staan:
- de naam van de vaste afnemer. (zie volgende paragraaf voor uitleg) Als de afnemer niet zelf de goederen in ontvangst neemt, de naam van degene die dat namens de afnemer doet;
- het kenteken van het voertuig waarmee de goederen worden vervoerd;
- het factuurnummer welke bij de zending hoort;
- de plaats van bestemming;
- de toezegging van de afnemer dat die bereid is nadere informatie te geven over de bestemming van de goederen.[2]
Het nieuwe model van de verklaring kan gevonden worden in de Staatscourant, Bijlage 1 bij onderdeel 6.3.2.5 van post a.6.
Vaste afnemer
In het Besluit wordt meerdere keren opgenomen dat een afhaalverklaring alleen gebruikt kan worden voor een levering aan vaste afnemers. Ook in het nieuwe model van de afhaalverklaring wordt expliciet vermeld dat het moet gaan om verkopen aan vaste afnemers. Maar wat nu precies onder een vaste afnemer wordt verstaan, wordt niet uitgelegd. Afnemers die slechts incidenteel goederen afnemen, kunnen in ieder geval geen gebruikmaken van de afhaalverklaring.
Ondertekening
Tot 1 april kon de afhaalverklaring worden getekend door degene die de goederen (namens de afnemer) in ontvangst nam, en kon de verklaring ook worden gebruikt als het vervoer plaatsvond door een derde (namens de afnemer). Vanaf 1 april moet de afhaalverklaring getekend worden door de afnemer zelf, of door een personeelslid van de afnemer. Daarnaast moet de verklaring getekend worden op het moment dat de goederen worden opgehaald en mag dit niet achteraf gebeuren. Alleen in uitzonderlijke gevallen (‘ter beoordeling van de Belastingdienst’) mag de afhaalverklaring eventueel op een later moment worden getekend.
Alternatieven
Wanneer zendingen worden verkocht aan afnemers die geen ‘vaste afnemers’ zijn, moet ervoor gezorgd worden dat er op een andere manier bewijs wordt verkregen om de uitvoer uit Nederland aan te tonen. Daarom adviseer ik voor deze verkopen om niet een leveringsvoorwaarde af te spreken waarbij de afnemer het transport regelt. Het is dus aan te raden om bij deze zendingen zelf het transport te regelen, zodat je als verkoper over de juiste bewijsvoering kunt beschikken, zonder afhankelijk te zijn van de handelwijze van de afnemer.
Soms is het niet mogelijk om zelf transport te regelen. In dat geval moet met de afnemer duidelijk overeengekomen worden dat een kopie van de afgetekende CMR en/of een kopie van de transportopdracht worden overlegd. Is dit ook geen optie? Dan is de enige optie om btw te belasten op de factuur en dus geen gebruik te maken van het btw-nultarief. Zo beschermt de verkoper zichzelf tegen een naheffing van de btw.
Voetnot#en
2.https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/goederen_en_diensten_naar_andere_eu_landen/administratie_bijhouden_van_goederen_en_diensten_naar_andere_eu-landen/aantonen_dat_u_goederen_levert_aan_afnemers_die_aangifte_doen/vervoersverklaring_bij_afhaaltransacties
