Heeft u ooit meegemaakt dat uw zending vastliep bij de douane omdat u een bescheidcode verkeerd invulde? Het lijkt misschien een detail, maar het kiezen van de juiste bescheidcode kan het verschil maken tussen een soepel proces en wekenlange vertragingen bij de douane, extra kosten of zelfs een blokkering van uw zending.
Een bescheidcode is meer dan een simpel nummer: het is een verklaring aan de douane over de goederenaangifte. In dit artikel leg ik uit waarvoor bescheidcodes gebruikt worden en waarom kennis over het product belangrijk is. Ook leg ik uit wat de gevolgen kunnen zijn van een verkeerde keuze. Tenslotte volgen een aantal voorbeelden van situaties, waarbij de bescheidcode essentiële informatie betekent voor de douane.
Bescheidcodes uitgelegd
Bescheidcodes zijn specifieke cijfer- of lettercombinaties die worden gebruikt in een douaneaangifte om te verduidelijken welke documenten, vergunningen of certificaten aan een zending gekoppeld zijn. Zo verwijst bijvoorbeeld een code startend met een L naar een invoervergunning, een U naar oorsprongsverklaringen en code X naar een uitvoervergunning. Ze fungeren als een digitale verklaring naar de douane, waarin wordt aangegeven dat er aan bepaalde verplichtingen is voldaan. De code kan bijvoorbeeld bevestigen dat een product is goedgekeurd voor invoer, of juist verklaren dat het product niet onder een bepaalde regelgeving valt.
Bescheidcodes zijn vooral belangrijk bij import- en exportaangiften. Ze kunnen gebruikt worden om aan te tonen dat de juiste vergunningen en documenten voor de zending aanwezig zijn, of om te bevestigen dat producten aan bepaalde milieueisen voldoen. Een verkeerde code kan niet alleen leiden tot vertragingen bij de douane, maar ook tot boetes of extra controles.
Bij alle douaneregelingen kunnen bescheidcodes van toepassing zijn, maar ze worden het meest gebruikt bij import- en exportaangiften.
Bij invoer (import) worden bescheidcodes vaak gebruikt om aan te tonen dat de juiste certificaten, vrijstellingen of vergunningen aanwezig zijn. Denk hierbij aan:
- Certificaten van oorsprong, zoals een EUR.1-certificaat (voor preferentiële invoertarieven).
- Veterinaire of fytosanitaire certificaten, bijvoorbeeld bij de invoer van voedsel of planten.
- Milieuverklaringen, zoals voor goederen die gereguleerde chemische stoffen of gassen bevatten. Bij bepaalde goederencodes moet bijvoorbeeld worden aangegeven of de producten ozonafbrekende stoffen of gefluoreerde broeikasgassen bevatten.
Bij uitvoer (export) zijn bescheidcodes vaak nodig om te verklaren of goederen onder exportbeperkingen vallen.
- Een veelvoorkomende bescheidcode is die voor goederen die onder de dual-use verordening vallen. Dit zijn producten die zowel voor civiele als militaire toepassingen gebruikt kunnen worden en waarvoor soms een speciale vergunning vereist is.
- Export van cultuurgoederen, strategische goederen of bepaalde technologieën kan ook specifieke bescheidcodes vereisen om aan te tonen dat aan regelgeving is voldaan.
Het belang van de juiste code
Elke bescheidcode is gekoppeld aan een specifieke situatie en heeft direct invloed op de afhandeling van de aangifte door de douane. De douane gebruikt deze codes om snel te controleren of de juiste documenten zijn bijgevoegd en of de aangifte voldoet aan de geldende wetgeving. Een fout bij het invullen van een bescheidcode kan leiden tot vertragingen, extra controles of zelfs boetes.
Het wel of niet moeten invullen van een bescheidcode hangt af van de gebruikte goederencodes. Douanesoftware en databases, zoals TARIC (het douanetarief van de EU), geven per goederencode aan of een aanvullende bescheidcode vereist is. Als een verplichte bescheidcode ontbreekt, wordt de aangifte niet verwerkt en volgt er een foutmelding. Dit kan ervoor zorgen dat een zending vast blijft staan totdat de aangifte correct is ingediend.
Het gebruik van de juiste bescheidcode is van cruciaal belang in het douaneproces. Het invullen van de juiste bescheidcode is dus meer dan een administratieve formaliteit; het is een verklaring van de feiten en een bevestiging van de situatie rondom de goederen die worden geïmporteerd of geëxporteerd. Dit maakt het gebruik van de juiste code essentieel om het proces correct te laten verlopen en om juridische en financiële risico’s te vermijden.
Voorbeeld: dual use
Wanneer een importeur of exporteur een bescheidcode invoert, verklaart hij of zij feitelijk iets over de goederen of de transactie. Bijvoorbeeld, bij de uitvoer van goederen die vallen onder de dual-use verordening (goederen die zowel civiele als militaire toepassingen kunnen hebben), moet de juiste bescheidcode worden ingevoerd om aan te geven of er wel of geen vergunning vereist is. Deze code is een verklaring dat de goederen al dan niet onder de strenge controle van de autoriteiten vallen. Het niet juist invullen van de juiste code kan ertoe leiden dat de goederen onterecht worden vrijgegeven zonder de benodigde goedkeuring, of in het tegenovergestelde geval, kunnen ze vast komen te staan omdat de douane een onterechte vergunning vereist.
Om te kunnen bepalen of goederen wel of niet onder een bepaalde verordening vallen, zal deze verordening dus ook geraadpleegd moeten worden. Het werken met aannames is niet mogelijk indien er niet duidelijk is wat zo’n verordening precies inhoudt en wat de reikwijdte hiervan is. In het geval van de dual-use verordening (Verordening (EU) 2021/821[1] ) zal het enkel raadplegen misschien niet voldoende zijn. Wanneer een blik wordt geworpen op deze verordening zal direct duidelijk worden dat hier heel veel informatie in staat, en producten heel technisch worden beschreven. Mogelijk moet er dus ook een expert met een technische achtergrond of diepgaande productkennis meekijken.
Wanneer er in een exportaangifte wordt verklaard dat een product niet onder deze verordening valt, zal ook aannemelijk gemaakt moeten worden hoe dit gecontroleerd en getoetst is. Alleen stellen dat het niet onder de Verordening valt is niet voldoende. Er moet gespecificeerd worden, waarom een bepaalde kwalificatie voor een goed/product is gekozen. De kwalificatie bepaalt of het goed een civiele dan wel militaire toepassing krijgt.
Nog een voorbeeld: import van goederen waarin hout is verwerkt
Aan het eind van 2025 gaat de nieuwe Ontbossingswetgeving (EUDR) in. Deze wetgeving wordt via de douaneaangifte gecontroleerd, namelijk door een bescheidcode en een vrijgavecode in te vullen bij invoer en/of uitvoer.
Stel, een importeur in Nederland ontvangt een zending met meubelen waarin hout is verwerkt uit Zuid-Amerika. De importeur is zich ervan bewust dat hout een product is dat mogelijk onder de EUDR-regelgeving valt, aangezien de EU strikte regels heeft opgesteld om te voorkomen dat producten die bijdragen aan ontbossing de Europese markt bereiken.
Bij de invoer van deze meubelen moet de importeur in de douaneaangifte de juiste bescheidcode invullen om aan te geven dat de zending voldoet aan de EUDR-vereisten. In dit geval kan de juiste bescheidcode aangeven dat het gebruikte hout is gecontroleerd en gecertificeerd als zijnde afkomstig uit een duurzame bron en dat het ontbossingsrisico van de zending is geëvalueerd.
Stel dat de importeur de verkeerde bescheidcode invult en een code kiest die niet aangeeft dat het hout voldoet aan de EUDR-vereisten. In plaats van de code die bevestigt dat het product voldoet aan de EU-wetgeving tegen ontbossing, kiest de importeur per ongeluk een code die aangeeft dat de duurzaamheidseisen niet van toepassing zijn.
De douaneautoriteiten zullen deze aangifte controleren en, als ze ontdekken dat de zending meubelen niet voldoet aan de EUDR-regelgeving, kan dit leiden tot de volgende gevolgen:
- Vertragingen in de verwerking van de zending: De meubelen komen vast te staan bij de douane totdat het juiste bewijs van naleving van de EUDR is overlegd.
- Boetes voor de importeur, omdat de verkeerde bescheidcode is ingevoerd en de vereiste documentatie ontbreekt.
- Bijeenroeping van extra controles: De douane kan besluiten om de zending te inspecteren en meer informatie te eisen over de herkomst van het hout en of deze informatie inderdaad voldoet aan de duurzaamheidseisen.
- Verlies van toegang tot de Europese markt: Als de zending niet kan worden goedgekeurd, moet de importeur mogelijk de meubelen terugsturen naar het exporterende land of de meubelen (laten) vernietigen, wat aanzienlijke kosten met zich meebrengt en wellicht de relatie met de leverancier schaadt.
In dit geval heeft de bescheidcode een zeer specifieke functie: het bevestigt dat de importeur zich aan de EU-regels houdt en dat het gebruikte hout afkomstig is uit een plantage die voldoet aan de vereisten van de EUDR. Als de verkeerde code wordt ingevuld, wordt de douane-informatie niet correct verwerkt, wat kan leiden tot juridische complicaties voor de importeur en mogelijke vertragingen in het hele leveringsproces.
Weet wat je verklaart!
Het invullen van de juiste bescheidcode is meer dan een formaliteit. Het bepaalt of je zending soepel door de douane gaat of vastloopt met vertragingen, extra kosten of zelfs boetes. Zoals de voorbeelden laten zien, is een bescheidcode een verklaring aan de douane dat je voldoet aan de regels.
Voorkom fouten door de regelgeving goed te begrijpen. Een goed gekozen bescheidcode bespaart tijd, geld en zorgen!
