arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search icon-chat
Authorised Economic Operator: AEO Deel II
Douane AEO

Authorised Economic Operator: AEO Deel II

De geautoriseerde marktdeelnemer op weg naar herbeoordeling.
De AEO-certificering heeft een onbeperkte geldigheid. Dat betekent dat bedrijven continu aan de AEO-voorwaarden moeten voldoen. Hoe voert de douane de herbeoordeling van deze bedrijven uit?

1. Inleiding

Op dit moment zijn er in Nederland 1.400 bedrijven in het bezit van een Authorised Economic Operator (AEO) certificaat.

Deze bedrijven zijn onderdeel van de mondiale goederenketen en hebben zich vanaf 1 januari 2008 laten certificeren door de Nederlandse Douane. Hiermee is de eerste stap gezet om in het jaar 2020 (naar verwachting) 20 miljoen containers en 3 miljoen ton luchtvracht op een efficiënte manier te verwerken c.q. te controleren. Natuurlijk wenst de douane over deze goederen ook douanerechten te ontvangen. Een AEO-certificaat is weliswaar onbeperkt geldig, maar het is de vraag of deze gecertificeerde bedrijven blijvend zullen voldoen aan de gestelde AEO normen. De Nederlandse douane heeft reeds aangekondigd dat het toezicht op AEO gecertificeerde bedrijven zal worden geïntensiveerd. In dit artikel bekijken we wat dit nu voor deze bedrijven inhoudt.

2. Juridisch kader

Na de aanslagen op de Twin Towers in New York, heeft de EU maatregelen aangekondigd, die ten doel hebben de veiligheid te verhogen met betrekking tot de goederen die de Gemeenschap binnenkomen of verlaten. Op 13 april 2005 werd door het Europese Parlement Verordening (EG) 648/2005 aangenomen. Deze verordening verving Verordening (EG) 2913/92. Op 18 december 2006 werd vervolgens Verordening (EG) 1875/2006 aangenomen. Het huidige Communautair Douane Wetboek is op deze verordening gebaseerd. In deze verordening werd o.a. bepaald aan welke vereisten men vanaf 1 januari 2008 moet voldoen om de status van AEO te bereiken. Ook werden in deze verordening maatregelen aangekondigd ten aanzien van de elektronische gegevensuitwisseling. Door deze wetswijzigingen is de elektronische gegevensuitwisseling geüniformeerd binnen de EU, zowel tussen douaneautoriteiten onderling als tussen de douane en het bedrijfsleven.

Door een AEO-status te verkrijgen conform artikel 5 bis van het CDWetboek kunnen bedrijven gebruik maken van vereenvoudigingen waarin de douanewetgeving voorziet. De douaneautoriteiten hebben de volgende certificaten beschikbaar: AEO-douane, AEO-veiligheid of de combinatie AEO-douane en veiligheid. Voor een verdere uitleg over AEO- certificering verwijs ik naar mijn eerdere artikel in Weg en Wagen (1).

Indien het AEO certificaat eenmaal door de Nederlandse douane is afgegeven, dan wordt het door alle lidstaten erkend en heeft het dus voor onbepaalde tijd rechtsgeldigheid in de gehele Europese Unie. Hier zit echter een addertje onder het gras, want artikel 14 van de Verordening (EG nr. 1875/2006) bepaalt: “De douaneautoriteiten zien erop toe dat de geautoriseerde marktdeelnemer aan de voor hem geldende en criteria blijft voldoen”. Indien het AEO gecertificeerde bedrijf niet meer voldoet aan de gestelde criteria dan zal in eerste instantie een schorsing volgen, en bij blijvend niet voldoen aan de criteria volgt het intrekken van het AEO certificaat. Voor veel gecertificeerde bedrijven kan het intrekken van het AEO certificaat vérstrekkende gevolgen hebben, omdat er geen gebruik meer kan worden gemaakt van bijvoorbeeld vereenvoudigingen op douane gebied. De concurrentie positie van het bedrijf kan hierdoor – zeker in de logistieke sector – behoorlijk verzwakken.

3. Beleid van de Belastingdienst Douane

Op basis van vertrouwen en gelijkwaardigheid wil de douane het bedrijfsleven tegemoet treden. Betrouwbare bedrijven die zich in de reguliere internationale handel begeven worden bevoordeeld door een onderdeel van de “Trusted Trade Lane” te worden. Minder of geen oponthoud aan de grenzen en gebruik mogen maken van douanevereenvoudigingen vaak gekoppeld aan economische douaneregelingen maken het voor deze bedrijven aantrekkelijk om hier een onderdeel van te worden.

Door reguliere en goed georganiseerde bedrijven als AEO te certificeren krijgt de douane informatie over deze bedrijven. Deze informatie maakt de logistieke keten inzichtelijk voor de douane en aangevuld met goederenscans, aangifteinformatie en doelgerichte controles maakt dat de keten voldoende controleerbaar blijft. De pijlers van het toekomstig douane beleid zijn dan ook (informatie-)technologie en AEO-onderzoeken.

De douane zal steeds meer als inlichtingendienst op het gebied van internationale goederenstromen gaan werken. In principe worden deelnemers van de “Trusted Trade Lane” gefaciliteerd, terwijl de overige bedrijven te maken krijgen met documentair en materiële controles en dus oponthoud en/ of extra kosten in de logistieke keten ondervinden. Volgens de Nederlandse douane wordt nu 80% van de internationale goederenstroom door deze maatregelen gezien als betrouwbaar en kan de douane zich richten op de overige 20% van de goederenstroom voor opsporing van potentiele risico’s.

4. Een logisch, maar tamelijk idyllisch beeld van de wereldhandel.

Een bedrijf dat ooit gecertificeerd is voor AEO hoeft niet per definitie betrouwbaar te blijven. Er zijn tenslotte vele krachten werkzaam in het bedrijfsleven die ervoor kunnen zorgen dat de randen van de wetgeving worden opgezocht of overschreden.

Een vergelijkbare stress test van de banken heeft tenslotte ook niet opgeleverd dat daarna banken niet meer in de problemen kwamen. Een vergelijking die niet populair zal zijn maar wel gerechtvaardigd. De overheid ziet toe op de juiste uitvoering van de wetgeving, maar zoekt wel steeds meer de samenwerking met bedrijven en kan dit slechts gedeeltelijk aan de particuliere sector overlaten. Een vorm van publiek/ private samenwerking waarin de grenzen helder moeten worden aangegeven in een continuerend en integraal werkend beleid en daaruit volgend werkbaar systeem. Op AEO gebied is de douane dan ook begonnen met het actief toezien op de werking van AEO binnen bedrijven. De AEO-certificering is daar een voorbeeld van. De bedrijven zijn door de AEO certificering een wettelijke verplichting aangegaan om de van toepassing zijn de bedrijfsprocessen te monitoren. Het toezicht van de douane is erop gericht dat de monitoring ook daadwerkelijk plaats vindt en effectief is.

5. AEO deel II: Toezicht en herbeoordeling van bedrijven

Vanuit het vertrouwensbeginsel worden AEO- gecertificeerde bedrijven door de douane uitgenodigd voor contactdagen waarop zij geïnformeerd worden over de komende herbeoordeling. Het basisprincipe is dat bedrijven die niet over een integraal kwaliteitssysteem beschikken - waarin de AEO normen zijn vastgelegd, worden uitgevoerd, gecontroleerd en geëvalueerd - één maal per jaar de self-assesment en de daarbij behorende vragenlijst aan de douane dienen te overleggen. Hiermee worden bedrijven geprikkeld en attent gemaakt op het doorlopende karakter van AEO. Daarnaast voert de douane een jaarlijkse toetsing van bedrijven uit. Bij deze toetsing worden de AEO-bedrijven niet betrokken. Daarom wordt het dan ook een bureautoets genoemd.

  • Het douanekantoor Amsterdam heeft een pilot gedraaid, waarbij de herbeoordeling begonnen werd met een vragenlijst
  • Op basis van deze pilot wordt er in geval van een AEO douane & veiligheid certificering een 13 pagina’s tellende vragenlijst aan bedrijven gestuurd met vragen zoals:
  • Welke monitoringsactiviteiten c.q. werkzaamheden heeft uw bedrijf verricht om dit risico vast te stellen?
  • Welke medewerkers en afdelingen waren betrokken bij het vaststellen dat nog wordt voldaan aan de AEO voorwaarden?
  • Hebben deze maatregelen gewerkt?
  • Wat was het resultaat/ uitkomst uit de interne beheersmaatregelen?
  • Zijn interne beheersmaatregelen nog adequaat gezien huidige risico’s, bedrijfsactiviteiten en de uitkomsten?
  • Voldoet uw bedrijf nog aan deze AEO voorwaarde?
  • Wie (naam en functie heeft deze conclusie getrokken?

In het kader van AEO zien deze vragen op de volgende bedrijfsprocessen:

  • Financiële solvabiliteit;
  • Logistieke administratie & systemen;
  • Geïntegreerde kwaliteitssystemen;
  • Inkoop, verkoop, voorraad, productie en daaraan gerelateerde goederenstromen;
  • Douane aangifte processen en beheersing van douanevergunningen;
  • Informatie technologie systemen;
  • Beveiligings- en interne controle systemen;
  • Externe logistieke distributie processen;
  • Identificatie en veiligheidseisen voor handelspartners;
  • Uitvoering van het personeelsbeleid;
  • Het voldoen aan de diverse douane gerelateerde wetgevingen
  • Verleende diensten door derden.

Indien er twijfels zijn of een bedrijf wel voldoet aan de gestelde AEO-eisen kan de douane overgaan tot een veldtoets. Deze veldtoets moet sowieso minimaal eens per vijf jaar plaatsvinden bij AEO-bedrijven en wordt uitgevoerd door douane-ambtenaren. Hoe dan ook dient de douane doorlopend toezicht te houden op bedrijven en in geval van nieuw gedetecteerde risico’s over te gaan tot een veldtoets. Een periodiek en aanvullend continue proces dat de AEO kwaliteit bij bedrijven dient te garanderen.

6. De AEO stresstest

De douane heeft als controlerende taak om tot herbeoordeling van het AEO certificaat over te gaan als er redelijke aanwijzingen zijn dat een bedrijf niet langer aan de voorwaarden en criteria voldoet. Indien er actief bewezen twijfel is kan het AEO certificaat van een bedrijf worden geschorst. Als er daarop volgend geen adequate aanvullende maatregelen door het bedrijf worden genomen wordt het AEO certificaat zelfs ingetrokken.

De praktijk zal leren of de douane voldoende geëquipeerd is om deze stresstest goed uit te voeren. Indien er geen schorsingen komen of certificaten worden ingetrokken, dan leven wij in een ideale wereld en hoeven bedrijven geen stress van de AEO-test te krijgen. Mocht de douane overgaan tot schorsing of intrekking van het AEO-certificaat bij bedrijven dan ontstaat de stress bij het management en medewerkers vanzelf daar de bestuurder(s) van bedrijven deze aanvraag persoonlijk hebben ondertekend. De beginselen van publiek/privaat vertrouwen en adequate bedrijfsvoering worden dan in een ander daglicht gesteld. Er bestaat in het kader van de AEO wetgeving overigens geen hoofdelijke aansprakelijkheid voor bestuurders. Het is wel de bestuurder die de aanvraag ondertekent, maar in het ergste geval wordt het certificaat voor het bedrijf geschorst of ingetrokken. Indien een bestuurder om een fiscale reden wordt vervolgd en daarvoor hoofdelijk aansprakelijk wordt gesteld, dan zal daarmee het AEO-certificaat voor een bedrijf tevens worden geschorst of ingetrokken.

7. Conclusie

Na een moeizaam begin van AEO is de Nederlandse douane erin geslaagd om samen met het bedrijfsleven een aanzienlijk aantal bedrijven gecertificeerd te krijgen.

Nederland behoort daarmee tot de absolute top van de Europese Unie en is nu toe aan AEO deel II. AEO deel II ziet op de herbeoordeling van bedrijven of deze nog voldoen aan de gestelde wettelijke eisen en of deze de AEO stresstest kunnen doorstaan. Indien de herbeoordeling van gecertificeerde bedrijven door toezicht van de douane en monitoring door bedrijven op goed kwalitatief niveau gebeurt is er een sprake van een gerechtvaardigd wederzijds vertrouwen. Hierdoor is een belangrijke stap gezet in het verder ontwikkelen van de Trusted Trade Lane die zowel de overheid als bedrijven in de toekomst zal faciliteren.

Voetnoten

1 Authorised Economic Operator - N.M.E.A. Egberts, Weg en Wagen nr. 65, januari 2012