arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search
Thema

Vragen over de vrachtbrief

  1. Vak 1, vak 4, vak 22 op de vrachtbrief: afzender, aflader.
  2. Hoe lang moet je vrachtbrieven bewaren?
  3. Hoe maak je een “onder voorbehoud”?
  4. Is een digitale (elektronische) vrachtbrief toegestaan?

 

1. Vak 1, vak 4, vak 22 op de vrachtbrief: afzender, aflader

De afzender is de opdrachtgever in de vervoerovereenkomst. In vak 1 moet de afzender worden vermeld, ook als de feitelijke inontvangstneming van de zending ergens anders plaatsvindt. In vak 4 staat het aflaadadres, dat kan gelijk zijn aan het adres van de afzender, maar vaak is dat ergens anders. Ook als de aflader ("het warehouse") in vak 22 de vrachtbrief tekent, dan moet de naam van de afzender worden ingevuld. Aan de ondertekening kan worden toegevoegd: i.o. (in opdracht) of b.o. (by order).

2. Hoe lang moet je vrachtbrieven bewaren?

De vrachtbrief moet in ieder geval zolang bewaard blijven, totdat alle vorderingen uit de vervoerovereenkomst verjaard zijn. In geval van aansprakelijkstelling is de vrachtbrief een belangrijk bewijs van de afspraken tussen partijen en van de overdracht (inontvangstneming, aflevering) van de goederen.

Zie ook vraag 5. Verjaringstermijn van schadeclaim

Ondanks dat de verjaringstermijn van de vordering om schadevergoeding in de meeste gevallen slechts één jaar bedraagt, adviseren wij aan vervoerders een langere bewaartermijn om fiscale redenen: de fiscus vraagt de ondernemer om zijn administratieve bescheiden zeven jaar te bewaren. De vrachtbrief is namelijk bewijs van de bedrijfsactiviteiten, die ten grondslag liggen aan de factuur.

Digitaal archiveren ("scannen")

Mag de papieren vrachtbrief digitaal gearchiveerd worden? Voor het digitaal archiveren wordt de vrachtbrief gescand. Dit geldt als een kopie van de vrachtbrief. Gedurende de periode dat onder de vervoerovereenkomst schadevergoeding gevorderd kan worden, dient de vrachtbrief als bewijsmateriaal. Daarvoor is het beter, dat de origineel getekende vrachtbrief beschikbaar is. Nadat de verjaringstermijn is verlopen, vervalt de noodzaak om een origineel te bewaren. Voor de eisen, die de belastingdienst aan archivering stelt, verwijzen wij naar de fiscale wetgeving.

 

3. Hoe maak je een “onder voorbehoud”?

De vrachtbrief moet bij inontvangstneming van de goederen door de vervoerder en bij aflevering door de ontvanger/geadresseerde getekend worden. Sommige vervoerders respectievelijk geadresseerden tekenen standaard "onder voorbehoud". Daarmee wil de vervoerder voorkomen aansprakelijk gesteld te worden voor schade aan de goederen, terwijl de geadresseerde juist de mogelijkheid wil houden schade te claimen.

Een algemeen gesteld voorbehoud heeft echter juridisch geen werking. Men moet exact aangeven waaruit de schade bestaat. Bijvoorbeeld: "twee dozen minder geleverd dan op de vrachtbrief vermeld", of "verpakkingsfolie is gescheurd". De schade moet uiterlijk waarneembaar zijn.

Uiterlijk niet waarneembare schade kan door de geadresseerde tot 1 week later schriftelijk bij de vervoerder worden gemeld. Zie ook: vraag 5. Zichtbare en onzichtbare schade

De reden, dat de vervoerder een voorbehoud wil maken bij inontvangstneming, is natuurlijk om te voorkomen dat de opdrachtgever (afzender) alsnog een claim indient wegens schade tijdens het vervoer. Let op dat een ladingclaim door de afzender moet worden onderbouwd. Het moet aannemelijk zijn dat de (bij inontvangstneming niet zichtbare) schade tijdens het vervoer is ontstaan.

 

4. Is een digitale (elektronische) vrachtbrief toegestaan?

Vervoer binnen Nederland

In Nederland mag de vrachtbrief ook digitaal (elektronisch) opgemaakt worden, bijvoorbeeld via TransFollow.

(Publiekrechtelijke regeling) In de Wet goederenvervoer over de weg staat dat de vergunninghouder niet verplicht is een vrachtbrief in de vrachtauto aanwezig te hebben, indien de vrachtbriefgegevens gestructureerd en genormeerd via een electronisch systeem worden uitgewisseld. (art. 105 Wet goederenvervoer over de weg).

(Privaatrechtelijke regeling) Sinds 2010 zijn er algemene regels gesteld, waardoor een onderhandse akte (dus ook een vrachtbrief) in elektronische vorm gelijkgesteld is aan een papieren onderhandse akte. Een en ander is vastgelegd in art. 156 Rv. De elektronische handtekening op de elektronische akte dient te voldoen aan de eisen gesteld in art. 3:15a BW

Ook volgens de AVC ( art.5 lid 4) kan de vrachtbrief worden opgemaakt in de vorm van electronische berichten.

CMR-vervoer

Ja, mits beide landen lid zijn van het eCMR-protocol. Voor meer informatie, zie https://www.sva.nl/themas/cmr-en-ecmr/ecmr