Elektronische en papieren vrachtbrief

Doel van de vrachtbrief

In het professionele goederenvervoer dienen de goederen altijd vergezeld te gaan van een vrachtbrief. Om het handelsverkeer vlot te laten verlopen heeft de Stichting Vervoeradres samen met TLN en evofenedex een standaard vrachtbrief ontwikkelt. Voor internationaal transport heeft de IRU een model voor de CMR-vrachtbrief gemaakt.

Via Beurtvaartadres kunt u de vrachtbrief bestellen en eventueel laten 'personaliseren'. Ook is het mogelijk een retributieovereenkomst af te sluiten met de Stichting vervoeradres waarna de vrachtbrief bij retributie drukkerijen worden gedrukt. Voor meer informatie over de retributie overeenkomst en de actuele lijst van retributie drukkerijen kunt u contact opnemen met Customer Service.

De functies van de vrachtbrief

Naar de overheid toe is de vrachtbrief een controle instrument. Tussen afzender en vervoerder is de vrachtbrief een vastlegging van de vervoerovereenkomst. Zo kunnen we vijf functies vaststellen van de vrachtbrief:

1. Bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst;
2. Bewijsmiddel voor de vaststelling van aansprakelijkheid;
3. Ladinginformatie;
4. Ontvangstbewijs
5. Controle door overheidsinstanties;
6. Onderdeel administratieverplichting t.b.v. fiscus.

1. Bewijs van vervoerovereenkomst

De vrachtbrief is het beste bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst. Bovendien stelt de wet het opmaken van een vrachtbrief verplicht! De mondeling (of per email of fax) gegeven vervoeropdracht wordt door partijen in de vrachtbrief vastgelegd onder verwijzing naar algemene voorwaarden: de AVC 2002. De AVC 2002 zijn daarmee van toepassing op de vervoerovereenkomst naast en/of in aanvulling op de gegeven vervoeropdracht.

2. Bewijsmiddel in geval van schadeclaim

De vrachtbrief is hét bewijsmiddel bij uitstek voor het vaststellen van eventuele aansprakelijkheid. Het bewijst de inontvangstneming en aflevering door de vervoerder aan de geadresseerde en is onmisbaar als bewijsmiddel indien de goederen zijn beschadigd of zoekgeraakt.

3. Informatie over de lading

Een correct ingevulde vrachtbrief bevat alle informatie die nodig is voor het vervoer en de bijbehorende administratie. De vrachtbrief vermeldt de afzender, de vervoerder, de geadresseerde, het aantal colli en het gewicht, de uiterlijke staat van de goederen, bijzondere instructies, rembours, enzovoorts.

4. Ontvangstbewijs

Bij aflevering van de goederen tekent de ontvanger de vrachtbrief voor ontvangst van de goederen. Met de getekende vrachtbrief kan de vervoerder aantonen aan de afzender, dat hij de vervoersopdracht heeft uitgevoerd.

5. Controle door politie, inspectie

De vrachtbrief is, samen met vergunningen/diploma's e.d. het document waarop (inter)nationale handhavers controleren of u gerechtigd bent de goederen te transporteren. Een vrachtbrief is wettelijk verplicht en ontbreekt de vrachtbrief dan is dat een economisch delict. Let op: eigen vervoerders die een vrachtbrief tonen, kunnen worden beboet wegens valsheid in geschrifte!

Een vrachtbrief is verplicht voor professioneel vervoer van goederen, met uitzondering van (binnenlands vervoer):

• bij een laadvermogen onder 500 KG
• levende dieren
• inboedels
• losgestorte goederen
• postzendingen
• landbouwproducten van de teeltplaats naar de veiling
• retournering van de lege verpakkingsmiddelen van de veiling naar de teeltplaats

6. Bewijs voor BTW / accijns verplichting

De vrachtbrief is, samen met andere bescheiden, het document waarmee bij de fiscus aangetoond kan worden dat goederen zijn afgeleverd. Dit is met name van belang voor goederen die (tijdelijk) vrij gesteld zijn van BTW of Accijns.

Als een ondernemer een intracommunautaire zending – naar een ander land binnen de Europese Unie – heeft verzonden, kan hij in beginsel het btw-nultarief toepassen. Daarvoor moet hij voldoen aan een aantal voorwaarden.

Voorwaarden voor btw-nultarief:

• Op de factuur staat het btw-identificatienummer van de leverancier.
• Op de factuur staat het geverifieerde btw-identificatienummer van de afnemer.
• Aan de hand van de CMR-vrachtbrief moet de leverancier kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn vervoerd naar een andere lidstaat.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, is de zending voor de fiscus een aangetoonde intracommunautaire zending. Als de intracommunautaire zending onvoldoende aannemelijk gemaakt kan worden, kan de fiscus een boete opleggen die afhankelijk is van de ernst van de overtreding.