arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search icon-chat

1.Wat is het belang van de vrachtbrief?

Het gebruik van de vrachtbrief is wettelijk verplicht. De vrachtbrief is de schriftelijke vast-legging van de overeenkomst tot vervoer van goederen over de weg. In dit hoofdstuk besteden wij aandacht aan de functies van de vrachtbrief. In de laatste paragraaf besteden we aandacht aan situaties, waarin afgeweken wordt van de standaard situatie. Aan de hand van drie situaties bekijken wij, wat de rechtspositie van de bij het vervoer betrokken partijen in zo'n geval is.
De vrachtbrief is verplicht

De vrachtbrief is verplicht

Internationaal is de vrachtbrief voor beroepsgoederenvervoer verplicht. In Nederland ligt deze verplichting vast in de Wet wegvervoer goederen. Wanneer is er sprake van beroepsgoederenvervoer en wanneer van eigen vervoer? Beroepsgoederenvervoer houdt in dat u een ondernemer bent die zich beroepsmatig bezighoudt met het vervoer van goederen voor derden. Er is sprake van eigen vervoer, als goederen afkomstig zijn van of op weg zijn naar het eigen bedrijf. Eigen vervoer wordt voor eigen rekening verricht. De ondernemer moet overigens wel bij controle kunnen aantonen, dat het om eigen vervoer gaat. Veel bedrijven kennen een juridische structuur, waarbij er meerdere vennootschappen of werkmaatschappijen samen één concern vormen. Als de ene werkmaatschappij goederen vervoert voor een andere werkmaatschappij binnen dat concern (in de zin van fiscale eenheid), dan is in Nederland sprake van eigen vervoer en in het buitenland van beroepsvervoer.

Een vrachtbrief is niet nodig voor eigen vervoer. Daarnaast is de vrachtbrief ook niet verplicht voor binnenlands beroepsvervoer met vrachtauto's (eigenlijk bestelbusjes) met een laadvermogen onder de 500 kg. Ook is geen vrachtbrief vereist voor het binnenlands beroepsvervoer van:

  • Levende dieren;
  • Landbouwproducten van de teeltplaats naar de veiling en
  • van tot dit vervoer gebezigde ledige verpakkingsmiddelen
  • van de veiling naar de teeltplaats;
  • Inboedels (verhuizingen);
  • Losgestorte goederen (zand, puin, etc.) of
  • Postzendingen (brieven).

In Nederland hoeft de vervoerder geen papieren vrachtbrief tijdens het transport bij zich te hebben, als er via een elektronisch systeem (de computer) vrachtbriefgegevens zijn uitgewisseld tussen afzender en vervoerder. De uitwisseling van elektronische gegevens dient dan wel via een gestructureerd en genormeerd systeem plaats te vinden.

Let op! voor specifieke lading, zoals afvalstoffen en gevaarlijke stoffen dient de vervoerder wel een papieren begeleidingsbrief tijdens het transport bij zich te hebben.

Functies van de vrachtbrief

Naar de overheid toe is de vrachtbrief een controle instrument. Tussen afzender en vervoerder is de vrachtbrief een vastlegging van de vervoerovereenkomst. Zo kunnen we vijf functies vaststellen van de vrachtbrief:

  1. Bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst;
  2. Bewijsmiddel voor de vaststelling van aansprakelijkheid;
  3. Ladinginformatie;
  4. Controle door overheidsinstanties;
  5. Onderdeel administratieverplichting t.b.v. fiscus.

1. De vrachtbrief is het beste bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst. Bovendien stelt de wet het opmaken van een vrachtbrief verplicht! De mondeling (of per email of fax) gegeven vervoeropdracht wordt door partijen in de vrachtbrief vastgelegd onder verwijzing naar algemene voorwaarden: de AVC 2002. De AVC 2002 zijn daarmee van toepassing op de vervoerovereenkomst naast en/of in aanvulling op de gegeven vervoeropdracht.

2. De vrachtbrief is hét bewijsmiddel bij uitstek voor het vaststellen van eventuele aansprakelijkheid. Het bewijst de in ontvangstneming en aflevering door de vervoerder aan de geadresseerde en is onmisbaar als bewijsmiddel indien de goederen zijn beschadigd of zoekgeraakt.

3. Een correct ingevulde vrachtbrief bevat alle informatie die nodig is voor het vervoer en de bijbehorende administratie. De vrachtbrief vermeldt de afzender, de vervoerder, de geadresseerde, het aantal colli en het gewicht, de uiterlijke staat van de goederen, bijzondere instructies, rembours, enzovoorts.

4. De vrachtbrief is, samen met vergunningen/diploma's e.d. het document waarop (inter) nationale handhavers controleren of u gerechtigd bent de goederen te transporteren.

5. De vrachtbrief is, samen met andere bescheiden, het document waarmee bij de fiscus aangetoond kan worden dat goederen zijn afgeleverd. Dit is met name van belang voor goederen die (tijdelijk) vrij gesteld zijn van BTW of Accijns.

1.1 De vrachtbrief en de AVC

Wat is de meerwaarde van een correct ingevulde vrachtbrief?

In de vrachtbrief leggen afzender en vervoerder de vervoer overeenkomst vast; de vrachtbrief bewijst de (mondeling) gesloten overeenkomst. Mits correct ingevuld, blijkt uit de vrachtbrief wie de afzender, vervoerder en geadresseerde zijn. Als de vrachtbrief echter ontbreekt, kan het lastig zijn om bijvoorbeeld in een rechtszaak te bewijzen dat er een vervoerovereenkomst is gesloten en wat daarvan de inhoud is. Bijvoorbeeld, dat de betrokken partij daadwerkelijk vervoerder is en niet bijvoorbeeld expediteur (zie ook hoofdstuk 3). In de vrachtbrief staan ook andere belangrijke afspraken, zoals: Wat is de lading (soort goederen, hoeveelheid, gewicht, pallets ruilen ja/nee); Datum van inontvangstneming en aflevering; Temperatuur bij geconditioneerd vervoer; Remboursinstructies; Enzovoort.

De AVC vermelding op de vrachtbrief
Door op de vrachtbrief te verwijzen naar de AVC 2002 zijn deze
van toepassing op het in de vrachtbrief vermelde vervoer. In een aantal gevallen moet ook de tekst van de algemene voorwaarden aan de afzender overhandigd worden (zie paragraaf 5.1).

De AVC zijn van toepassing op

  • binnenlands wegvervoer, met gebruikmaking van de AVC- of de CMR/AVC-vrachtbrief en
  • grensoverschrijdend wegvervoer, met gebruikmaking van de CMR/AVC-vrachtbrief.

In aanvulling op de wet en het CMR-Verdrag zijn in de AVC
2002 de rechten, plichten en aansprakelijkheden vastgelegd van de bij de vervoerovereenkomst betrokken partijen. Geregeld worden onderwerpen als instructies, vrachtbetaling, rembours, laden, lossen, vertraging, schadevergoeding enz. Alle partijen weten zo waar zij aan toe zijn en kunnen hun deel van het transportrisico onderbrengen op een standaardpolis bij een vervoerdersaansprakelijkheidsverzekeraar of een goederentransportverzekeraar, zonder dat meer dekking wordt ingekocht dan strikt noodzakelijk is. Bij internationaal transport zijn de AVC aanvullend van toepassing op het dwingend van toepassing zijnde CMR-Verdrag. Is dit van belang? Ja, want het CMR-Verdrag laat een aantal onderwerpen ongeregeld, die in de AVC wél zijn geregeld. Zo zijn in het CMR-Verdrag bijvoorbeeld geen bepalingen opgenomen met betrekking tot laden en lossen, opzegging en controle bij gebrekkige belading/stuwage/  overbelading, afdracht rembours, opslag voor, tijdens en na het vervoer, enz. Door de AVC aanvullend op het CMR-Verdrag van toepassing te verklaren zijn deze en andere bepalingen van de AVC van toepassing op het internationale transport.

Wie geeft de AVC 2002 uit?
De AVC 2002 zijn tot stand gekomen in gemeenschappelijk overleg tussen enerzijds de ondernemersorganisaties in het beroepsgoederenvervoer - Transport en Logistiek Nederland (TLN), Goederenvervoer Nederland en het Nederlandsch Binnenvaartbureau - en anderzijds de ondernemersorganisatie voor verladers (opdrachtgevers) en ontvangers, de EVO. Stichting vervoeradres verzorgt de uitgave en verspreiding van de AVC 2002.

CMR Vrachtbrief
In het internationaal vervoer wordt gebruik gemaakt van de CMR-vrachtbrief, die is gebaseerd op de regeling in het CMR-Verdrag. Dit verdrag is van toepassing op internationaal vervoer van goederen op de weg, als het land van verzendingen/of het land van aflevering is aangesloten bij het CMR-Verdrag. In vrijwel alle landen van Europa is dit verdrag geldig. Het CMR-Verdrag is dwingend recht, dat wil zeggen dat hiervan niet afgeweken kan worden in nationale wetgeving en ook niet bij contract.

De AVC van toepassing verklaren
De AVC zijn algemene voorwaarden. Deze voorwaarden maken
deel uit van de vervoerovereenkomst, mits deze voorwaarden op de juiste wijze van toepassing zijn verklaard. Zie voor meer informatie hoofdstuk 5.2.

1.2 De bewijskracht van de standaardvrachtbrief

De vrachtbrief als bewijsmiddel, dat schade tijdens het transport is ontstaan. Goed erin, goed eruit. Dat is het basisprincipe van het vervoer. Ontstaat er tijdens het transport schade of een manco, dan is de vervoerder hiervoor aansprakelijk - overmacht en bijzondere risico's daargelaten. Maar hoe kan worden vastgesteld of de schade tijdens het transport is ontstaan? De vervoerder kan beweren dat de goederen, bijvoorbeeld kistjes tomaten, al beschadigd waren, voordat deze de vrachtwagen zijn ingegaan. De afzender op zijn beurt beweert dat er niets mis was met de tomaten en de aflader, die per ongeluk een stapeltje kistjes had laten omvallen, houdt de mond stijf gesloten. Wie zit er nu in de puree? Hoe kan iemand bewijzen dat de schade niet voor zijn rekening komt? Met behulp van de standaard vrachtbrief. De standaard vrachtbrief is hét bewijsmiddel bij uitstek. De bewijspositie van afzender, vervoerder en geadresseerde staat of valt met de voorbehouden en bemerkingen die worden gemaakt op de vrachtbrief.

Een voorbeeld van de bewijsfunctie van de vrachtbrief
Stel een zending bouwmaterialen komt beschadigd aan bij de klant (geadresseerde): De afzender moet, om de schade op de vervoerder te kunnen verhalen, bewijzen dat de bouwmaterialen tijdens het vervoer zijn beschadigd. Met andere woorden, de afzender moet aantonen dat hij de bouwmaterialen in uiterlijk goede staat aan de vervoerder heeft aangeboden. Dat bewijs kan de afzender nagenoeg uitsluitend leveren met een schone vrachtbrief. Dat wil zeggen, een vrachtbrief waarop de vervoerder bij inontvangst-neming van de bouwmaterialen geen bemerkingen heeft gemaakt omtrent de uiterlijke staat (schade).

Wie moet het bewijs leveren?
Aan de hand van een voorbeeld zal dit toegelicht worden. Hierbij moet bedacht worden dat degene die claimt - de eiser - bewijs moet leveren ("wie eist, bewijst"). Met andere woorden, de claimgerechtigde (de afzender of de geadresseerde) moet bewijzen in welke staat de goederen zich bevonden en wat het aantal colli was dat de vervoerder in ontvangst heeft genomen en vervolgens heeft afgeleverd.

Let op!
In het voorbeeld gaat het om schade aan de goederen, hetzelfde geldt voor manco's.

Bewijs door de vervoerder Als de vervoerder bij inontvangstneming van de bouwmaterialen een bemerking maakt op de vrachtbrief omtrent de uiterlijke staat, bewijst hij daarmee dat ze beschadigd zijn aangeleverd. De afzender mag weliswaar proberen te bewijzen dat de bouwmaterialen níet beschadigd waren toen de vervoerder ze in ontvangst nam, maar dat blijkt in de praktijk vrijwel onmogelijk. Andersom geldt natuurlijk dat de vervoerder, die beschadigde bouwmaterialen in ontvangst nam maar daarover geen bemerking maakte, vrijwel niet in staat zal zijn te bewijzen dat ze beschadigd waren aangeleverd. Hij is dus aansprakelijk voor de schade, omdat hij niet door middel van de vrachtbrief kan weerleggen dat de schade is opgetreden tijdens het vervoer.

Schriftelijk voorbehoud
Het is dus heel belangrijk dat de vervoerder (zijn chauffeur) de zending controleert aan de hand van de gegevens op de vrachtbrief en eventuele gebreken op de vrachtbrief aantekent. De afzender moet dus toestaan, dat de chauffeur een bemerking op de vrachtbrief vermeldt. Achteraf mededelen dat de chauffeur wel gezien had dat de verpakking nat was en dit nog tegen de afzender heeft gezegd, helpt niets. Het moet op de vrachtbrief aangetekend worden!

Let op!
Het gaat om uiterlijk zichtbare schade. De vervoerder kan en mag niet een doos opensnijden om de innerlijke staat van de goederen te controleren.

Bewijs door de geadresseerde
Als de geadresseerde de bouwmaterialen uiterlijk zichtbaar beschadigd ontvangt, moet hij een schriftelijk voorbehoud (op de vrachtbrief) maken en zo de vervoerder formeel op de hoogte stellen van de schade. Dit voorbehoud mag niet een algemeen voorbehoud zijn. Maar bij aflevering aan de geadresseerde kan de schade natuurlijk ook onzichtbaar zijn, bijvoorbeeld omdat de goederen zijn ingepakt. Daarom is er een bewijsregeling voor uiterlijk zichtbare schade en niet uiterlijk zichtbare schade.

Zichtbare schade
Zijn de goederen (in dit voorbeeld bouwmaterialen) uiterlijk zichtbaar beschadigd (de dozen zijn bijvoorbeeld nat), dan moet de geadresseerde direct bij inontvangstneming het voorbehoud maken. Doet hij dit niet, dan wordt de vervoerder geacht de goederen als omschreven in de vrachtbrief te hebben afgeleverd.

Niet-zichtbare schade
Is de schade niet uiterlijk waarneembaar, dan moet de geadresseerde binnen één week na aanneming van de goederen de vervoerder hiervan schriftelijk op de hoogte brengen. Ook hier geldt weer dat als hij dit niet binnen de gestelde termijn doet, de vervoerder geacht wordt de bouwmaterialen als omschreven in de vrachtbrief (dus onbeschadigd) te hebben afgeleverd.

Let op!
Ook na de termijn van zeven dagen1 bij niet-zichtbare schade kan de geadresseerde claimen dat de bouwmaterialen beschadigd zijn aangekomen. Echter, de bewijslast dat de schade tijdens het vervoer is ontstaan, ligt nu bij de geadresseerde in plaats van bij de vervoerder. Zo wordt het voor de geadresseerde dus een stuk moeilijker om zijn claim te innen.