arrow close icon-chevron-left icon-chevron-right icon-twitter icon-facebook icon-linkedin icon-zoom icon-trash icon-user icon-cart icon-search icon-chat
E-cmr / elektronische vrachtbrief Elektronische vrachtbrief

De elektronische vrachtbrief

Al in 1994 creëerde de Nederlandse wetgever de mogelijkheid om de papieren vrachtbrief te vervangen door een elektroni-sche. Een paar jaar later werden ook de lidstaten van het CMR-verdrag het eens over een e-CMR. Alvorens inhoudelijk uitgebreid in te gaan op de elektronische variant van de vrachtbrief zijn enkele inleidende opmerkingen over de vrachtbrief zelf niet overbodig. Om te begrijpen aan welke publiekrechtelijke en privaatrechtelijke eisen de elektronische vrachtbrief moet voldoen is kennis nodig van het (verplichte) gebruik van de vrachtbrief, de vorm en inhoud ervan, de functies ervan en de vraag wie de vrachtbrief moet opmaken.De Stichting vervoeradres publiceerde recent het hernieuwde handboek met uitgebreide juridische en praktische informatie over de vrachtbrief, waarvan in deze bijdrage ook gebruik is gemaakt. Ik beveel het lezen van dit handboek aan.

2. Vrachtbrief bij beroepsvervoer verplicht

Het gebruik van de vrachtbrief is bij beroepsvervoer in Nederland wettelijk verplicht. Ik verwijs naar de Wet wegvervoer goederen en de Regeling wegvervoer goederen. De Wet wegvervoer goederen bepaalt:2

“ Het is verboden om beroepsvervoer te verrichten indien met betrekking tot dat vervoer geen vrachtbrief is opgemaakt.”

Van belang is dus het onderscheid tussen beroepsvervoer en eigen vervoer (bij eigen vervoer is gebruik van de vrachtbrief niet verplicht). Beroepsvervoer is:

“ vervoer van goederen met een of meer vrachtauto’s dat tegen vergoeding van een of meer derden wordt verricht, niet zijnde eigen vervoer.”

Eigen vervoer is iets geheel anders. Dat betreft:

“ vervoer van goederen met een of meer vrachtauto’s dat voor eigen rekening wordt verricht dan wel als werkzaamheid van ondersteunende aard die direct samenhangt met de hoofdwerkzaamheid binnen de bedrijfsactiviteiten.”3

Denk hierbij aan het vervoer van goederen door een onderneming naar een andere onderneming binnen het eigen concern, of van de fabriek in A. naar het eigen magazijn in B.

Overigens zijn er een paar uitzonderingen op het verplichte gebruik van de vrachtbrief4.

Geen vrachtbrief is vereist voor het binnenlands beroepsvervoer van:

a. levende dieren;

b. landbouwproducten van de teeltplaats naar de veiling en van tot dit vervoer gebezigde ledige verpakkingsmiddelen van de veiling naar de teeltplaats;

c. inboedels;

d. losgestorte goederen, of

e. postzendingen.

3. Inhoud van de vrachtbrief

De wet schrijft geen vorm voor de vrachtbrief voor. De vrachtbrief is dus vormvrij. Uiteraard wordt in de praktijk veelal gebruik gemaakt van de bekende AVC en CMR/AVC- vrachtbrieven van de SVA. Wel bepaalt de Wet wegvervoer goederen dat de inhoud van de vrachtbrief en het gebruik ervan voor het binnenlands en het grensoverschrijdend beroepsvervoer wordt geregeld bij ministeriële regeling5. Dan komen wij uit bij de Regeling wegvervoer goederen, waarin een hoofdstuk gewijd wordt aan de vrachtbrief. De Regeling wegvervoer goederen bepaalt wat er in de vrachtbrief moet worden opgenomen6.

Dat is:

a. de naam en het adres van de afzender;

b. de naam en het adres van de vervoerder;

c. de naam en het adres van de geadresseerde;

d. de gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen;

e. het brutogewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen.

Ook het burgerlijk wetboek en de CMR kennen een bepaling over de inhoud van de vrachtbrief7. De opsomming in BW en CMR overlappen met die van de Regeling wegvervoer goederen.

4. De functies van de vrachtbrief

De vrachtbrief heeft meerdere publiekrechtelijk en privaatrechtelijke functies. De vrachtbrief dient voor handhavende instanties als een controlemiddel. Daarnaast dient de vrachtbrief als informatiebron over de goederen aan boord van de vrachtwagen en over de vervoersafspraken tussen afzender en vervoerder.

Maar de belangrijkste functie lijkt mij wel de bewijskracht die de vrachtbrief heeft. Daarover in paragraaf 7 meer.

5. Wie maakt de vrachtbrief op?

De wet bepaalt niet wie de vrachtbrief moet opmaken. Het wegvervoerrecht bepaalt slechts dat zowel de afzender als de vervoerder een vrachtbrief kunnen opmaken. In de AVC 2002 is dit wel geregeld. Artikel 5 AVC 2002 bepaalt dat de afzender verplicht is om de vrachtbrief volledig en naar waarheid in te vullen. De afzender staat op het ogenblik van de ter beschikking stelling van de zaken in voor de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte gegevens.

Als u de rode CMR/AVC –vrachtbrief goed bestudeert, ziet u dat sommige van de vakjes vet omlijnd zijn. Het merendeel van de vakjes is niet vet omlijnd. De reden daarvoor vindt u in de tekst in de kantlijn van de vrachtbrief. De vrachtbrief wordt voor het merendeel onder verantwoordelijkheid van de afzender ingevuld, inbegrepen de vakken 1 t/m 15, 19, 21 en 22. De dik omlijnde vakken (16 t/m 18, 23) moeten ingevuld worden door de vervoerder.

Artikel 8:1119 BW zegt wèl, dat zowel de afzender als de vervoerder kunnen verlangen dat de vrachtbrief wordt ‘getekend’. De wettekst lijkt daarmee te doelen op een papieren vrachtbrief, maar de wet zegt ook dat de ondertekening kan worden gedrukt of door een stempel dan wel enig ‘ander kenmerk van oorsprong’ kan worden vervangen. Daarmee is een stap naar de elektronische vrachtbrief genomen.

6. Papieren en elektronische vrachtbrief

De Regeling wegvervoer goederen bepaalt dat de vergunninghouder (de vervoerder dus) er voor moet zorgen dat de vrachtbrief in de vrachtauto, waarmee de goederen vervoerd worden, aanwezig is.8

Snijdt dat nu de weg weer af voor het gebruik van de elektronische vrachtbrief? Het antwoord is eenvoudig: dat is niet het geval. In Nederland is een vervoerder niet verplicht een papieren vrachtbrief aan boord te hebben. Al sinds 1994 is het gebruik van een elektronische versie van de vrachtbrief in Nederland toegestaan.

Als de op het vervoer betrekking hebbende vrachtbriefgegevens ‘gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem worden uitgewisseld’, is de papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig niet vereist.9

Met andere woorden: het uitwisselen van vrachtbriefgegevens via de computer is uitdrukkelijk toegestaan, mits die uitwisseling van gegevens dan wel van de nodige waarborgen is voorzien.

De elektronische vrachtbrief heeft daarmee haar (publiekrechtelijke) wettelijke grondslag. De elektronische vrachtbrief is dan ook een rechtsgeldig vrachtdocument. Wanneer nu sprake is van het gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem uitwisselen van de vrachtbriefgegevens zegt de wet overigens niet.

7. Bewijs door de elektronische vrachtbrief

Ik kom terug op de hierboven genoemde bewijsfunctie van de vrachtbrief. De vrachtbrief levert bewijs tussen partijen bij de vervoerovereenkomst van de inhoud van de vervoerovereenkomst, de ontvangst van de in de vrachtbrief vermelde goederen, en de staat van de goederen bij inontvangstname door de vervoerder of bij aflevering op het losadres.

Ik maak nu de stap naar de elektronische vrachtbrief. Als de elektronische vrachtbrief een bewijsfunctie moet hebben, kan de vrachtbrief worden beschouwd als een elektronische akte. Een akte, zegt de wet, is een ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen.10 Bij een elektronische akte is er vanzelfsprekend geen geschrift. De wet heeft daar evenwel een oplossing voor. Sinds 1 juli 2010 zijn elektronische aktes namelijk wettelijk toegestaan.11

Aan elektronische aktes worden door de wet bepaalde eisen gesteld. Zo moet degene die de elektronische vrachtbrief als bewijs wil gebruiken, de inhoud van die vrachtbrief kunnen opslaan, om die inhoud later weer te kunnen gebruiken en te reproduceren.

Aan deze mogelijkheid van een elektronische akte moet een essentieel aspect worden toegevoegd. Dat betreft de ondertekening ervan. Voor het ondertekenen van een elektronische akte (de elektronische vrachtbrief), vereist de wet een elektronische handtekening12

Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie.13

Een elektronische handtekening is het bewijs dat de ondertekenaar achter de inhoud van de gegevens in de elektronische vrachtbrief staat. Deze handtekening is niet minder dan een handgeschreven handtekening, mits de methode die wordt gebruikt voor authenticatie voldoende betrouwbaar is. De wet geeft een opsomming van eisen.14 Indien de elektronische handtekening voldoet aan deze eisen, wordt de methode vermoed voldoende betrouwbaar te zijn. De eisen zijn:

a. de elektronische handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;

b. zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;

c. zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; en

d. zij is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;

e. zij is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat als bedoeld in artikel 1.1, onderdeel ss, van de Telecommunicatiewet; en

f. zij is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen als bedoeld in artikel 1.1, onderdeel vv, van de Telecommunicatiewet.

Die betrouwbaarheid is uiteraard uiterst relevant. De mate van betrouwbaarheid hangt af van het doel waarvoor de elektronische gegevens worden gebruikt en alle overige omstandigheden van het geval.15 Er zijn verschillende gradaties denkbaar. Zo kan een handtekening die op papier gezet is, worden ingescand. Dit is de zogenaamde ‘natte’ handtekening. Dat is een tamelijk simpele vorm, die minder betrouwbaar is.

Er zijn complexere vormen, waarbij ik denk aan de geavanceerde handtekening (met als variant de geavanceerde handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat) en de gekwalificeerde handtekening.

De geavanceerde handtekening voldoet aan de letters a t/m d van het bovengenoemde lijstje. Is het een geavanceerde handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, dan komt de eis onder e erbij. De gekwalificeerde handtekening voldoet ook nog aan de eis onder f.

Elektronische handtekeningen kunnen worden gebaseerd op een gewoon certificaat of op een gekwalificeerd certificaat. Een gewoon certificaat is de elektronische bevestiging die gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een bepaalde persoon verbindt en de identiteit van die persoon bevestigt. Een gekwalificeerd certificaat is een certificaat dat met meer waarborgen is omgeven.16

8. e-CMR

Wat is de stand van zaken als het gaat om het gebruik van een elektronische vrachtbrief bij internationaal wegvervoer? Het uit 1956 daterende CMR Verdrag kent sinds de inwerking treding van het e-protocol ook de mogelijkheid een elektronische vrachtbrief te gebruiken17. Dit protocol dateert al weer van 2008 en is in juni 2011 in werking getreden.

Een elektronische vrachtbrief wordt in het protocol gedefinieerd als een vrachtbrief met behulp van digitale communicatie afgegeven door de vervoerder, de afzender of een andere partij die betrokken is bij de CMR-vervoerovereenkomst.18 Ook gegevens die logisch verband houden met digitale communicatie (zoals bijlagen) kunnen aan de elektronische CMR-vrachtbrief worden gekoppeld.

Het protocol geeft ook een definitie van de elektronische handtekening. Dat zijn gegevens in elektronische vorm die gekoppeld worden aan of logisch verband houden met andere elektronische gegevens en fungeren als een methode om authenticiteit vast te stellen.

Die handtekeningen zijn uiteraard essentieel. Het e-protocol schrijft voor dat de elektronische vrachtbrief door de partijen bij de overeenkomst gewaarmerkt wordt door middel van een betrouwbare elektronische handtekening, die de koppeling aan de elektronische vrachtbrief waarborgt. Het e-protocol geeft vervolgens aan wanneer een methode van een elektronische ondertekening geacht wordt betrouwbaar te zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als de elektronische handtekening op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar en de ondertekening de mogelijkheid biedt om de ondertekenaar te identificeren.

Waar het uiteraard uiteindelijk om draait, is dat de elektronische vrachtbrief dezelfde status heeft als de papieren versie van de vrachtbrief. Ook dat bepaalt het e-protocol. Een digitale vrachtbrief die voldoet aan de bepalingen van het e-protocol, wordt als gelijkwaardig beschouwd aan de papieren versie en heeft dezelfde bewijskracht en dezelfde gevolgen.

De elektronische CMR-vrachtbrief moet dezelfde gegevens als de papieren vrachtbrief bevatten. Artikel 6 CMR-Verdrag geeft een lijst van gegevens die de vrachtbrief moet bevatten. De gegevens in de elektronische vrachtbrief moeten kunnen worden aangevuld met bijvoorbeeld de voorbehouden van de vervoerder.

Al met al biedt het e-protocol de partijen bij de vervoerovereenkomst de mogelijkheid af te spreken dat er een elektronische vrachtbrief wordt gebruikt. Het e-protocol is in werking getreden en inmiddels hebben acht landen het e-protocol geratificeerd of zijn toegetreden tot het protocol. Dat zijn: Nederland, Bulgarije, Spanje, Letland, Litouwen, Zwitserland, Tsjechië en Denemarken.

Deze lijst van landen geeft direct aan dat het in de praktijk nog lastig is om enkel en alleen een elektronische vrachtbrief te gebruiken. Immers, als de nationale wetgeving van een land dat de chauffeur doorkruist voorschrijft dat er een papieren versie van de vrachtbrief aan boord van het voertuig aanwezig moet zijn, schieten de partijen bij de vervoerovereenkomst er nog weinig mee op.

Zo bepaalt de Belgische wet bijvoorbeeld dat de chauffeur een papieren vrachtbrief moet kunnen tonen aan de handhavende instanties in geval van een controle in België. België ondertekende het e-protocol al op 27 mei 2008, maar ratificeerde het protocol tot op heden niet.

9. Conclusie

Het is de hoogste tijd de mogelijkheid die de Nederlandse wetgeving en het e-protocol bieden als het gaat om de elektronische vrachtbrief, ten volle te benutten. Efficiëntie en kostenbesparing zijn sleutelbegrippen binnen het transport. Belemmeringen zijn er in de vorm van minder vergaande regels in vele Europese landen. De Stichting vervoeradres zet grote stappen met TransFollow, waarmee afzenders, logistieke dienstverleners en geadresseerden met één uniforme en gestandaardiseerde interface een vrachtbrief kunnen inbrengen, uitwisselen en ondertekenen. Deze beveiligde, gestandaardiseerde digitale oplossing biedt de sector een kans om de huidige vrachtbriefprocessen te optimaliseren en de communicatie in de keten te verbeteren

Voetnoten

1 Handboek Stichting vervoeradres: ‘De vrachtbrief, direct duidelijk’, 2012.

2 Artikel 2.13 lid 1 Wet wegvervoer goederen.

3 Artikel 1.1 Wet wegvervoer goederen (definities)

4 Artikel 15 lid 4 Regeling wegvervoer goederen.

5 Artikel 2.13 lid 3 Wet wegvervoer goederen.

6 Artikel 15 lid 1 Regeling wegvervoer goederen.

7 Artikel 8:1119 lid 2 en 3 BW en artikel 6 CMR

8 Artikel 15 lid 2 onder a Regeling wegvervoer goederen.

9 Artikel 15 lid 3 Regeling wegvervoer goederen.

10 Artikel 156 Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering.

11 Artikel 156a Wetboek Burgerlijke Rechtsvordering.

12 Artikel 3:15a BW.

13 Artikel 3:15a lid 4 BW.

14 Artikel 3:15a lid 2 BW.

15 Zie ook de toelichting in T&C BW, pag. 188

16 Zie ook de toelichting in T&C BW, pag. 1889 en MvT, Kamerstukken II, 27742 nr. 3.

17 Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag inzake de elektronische vrachtbrief d.d. 20 februari 2008.

18 Artikel 1 Aanvullend protocol bij het CMR-Verdrag inzake de elektronische vrachtbrief.