Elektronische vrachtbrief in Nederland

De elektronische vrachtbrief volgens Nederlandse recht

In Nederland mag de vrachtbrief elektronisch worden opgemaakt.  Er zijn publiekrechtelijke regels en privaatrechtelijke regels, waaraan de (gebruiker van de) elektronische vrachtbrief moet voldoen. 

Publiekrecht

De vrachtbrief geeft overheidshandhavers (politie, inspectie, douane) een hulpmiddel om controle op de goederen in de vrachtwagen mogelijk te maken. 

In de Wet Wegvervoer goederen (geldig sinds 1 januari 2015) is het gebruik van een vrachtbrief verplicht gesteld in artikel 2.13  In de ministeriële regeling bedoeld in artikel 2.13 lid 3 wordt het gebruik van een elektronische vrachtbrief toegestaan. In artikel 15 lid 3 van deze regeling zijn de eisen, waaraan deze elektronische vrachtbrief moet voldoen, geformuleerd. Het is voldoende, als de op het "vervoer betrekking hebbende vrachtbriefgegevens gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem worden uitgewisseld¨.

Privaatrecht

De vrachtbrief wordt  tussen private partijen (afzender, vervoerder, ondervervoerder, geadresseerde, verzekeraar) als een bewijsstuk gebruikt voor de afspraken uit de vervoerovereenkomst en voor de overdrachtsmomenten van de goederen: inontvangstneming bij de afzender, aflevering aan de geadresseerde.

In boek 8 art. 1119  staat aangegeven, waaraan een vrachtbrief voor wegvervoer moet voldoen. Dit betreffen inhoudelijke eisen, het model van de vrachtbrief is niet vastgelegd. Dat betekent dat ook een elektronische vrachtbrief is toegestaan.

Standaard vrachtbrief

De Stichting Vervoeradres heeft gezamenlijk met evofenedex en TLN een model voor de vrachtbrief ontwikkeld, dat aanbevolen wordt vanwege de herkenbaarheid. Het gebruik van het model bevordert dat alle afspraken uit de vervoerovereenkomst goed en duidelijk worden vastgelegd. Ook heeft de Stichting Vervoeradres met EVO en TLN en in samenwerking met TransFollow een elektronisch model voor de vrachtbrief ontwikkeld, dat voldoet aan Nederlandse en internationale wetgeving.

Elektronisch bewijs

Voor een elektronische vrachtbrief is van belang, dat deze als bewijsstuk kan dienen. Een (elektronische) vrachtbrief is een onderhandse akte, namelijk een schriftelijk, ondertekend document dat dient ter bewijs. In artikel 156a van het Wetboek voor Burgerlijke rechtsvordering staat dat een onderhandse akte ook elektronisch kan worden vastgelegd, mits deze akte opgeslagen kan worden voor de periode waarvoor ze bedoeld is en ongewijzigd uit de opslag gehaald kan worden. Voor de vrachtbrief is deze periode minimaal één jaar (in verband met de verjaringstermijn van eventuele schadeclaims) en maximaal 7 jaar (als er een fiscale bewaarplicht is). De elektronische handtekening op de vrachtbrief moet voldoen aan artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek.