De informatiefunctie van de digitale vrachtbrief

De papieren vrachtbrief is de belichaming van de vervoerovereenkomst tussen opdrachtgever  en vervoerder, waarbij uiteindelijk ook de geadresseerde wordt betrokken.

In de overeenkomst zijn twee zaken van belang:
- de vervoersvoorwaarden (bijvoorbeeld AVC of CMR) en
- de operationele gegevens (wie, wat, waar en wanneer).
 

Vervoersvoorwaarden

De vervoersvoorwaarden worden per zending met een vrachtbrief overeengekomen of in een raamcontract vastgelegd. Daarbij is het van belang dat ook de geadresseerde weet onder welke voorwaarden hij de goederen in ontvangst neemt. Het digitaal beschikbaar stellen van de vervoersvoorwaarden is niet nodig als deze al in een raamcontract zijn vastgelegd. In de praktijk kan dat echter op problemen stuiten daar niet met alle geadresseerde afspraken (raamovereenkomsten) te maken zijn.
In dat geval zijn ze echter wel anders te digitaliseren door bijvoorbeeld de geadresseerde voor aflevering per e-mail in kennis te stellen van de voorwaarden waaronder wordt afgeleverd.

Operationele gegevens

De informatiefunctie van de vrachtbrief houdt formeel in dat de opdrachtgever de basisgegevens van de vrachtbrief invult en dat de vervoerder deze tijdens het transport aanvult en bij aflevering bij de geadresseerde laat aftekenen. De geadresseerde kan op zijn beurt bij het aftekenen nog op- en aanmerkingen maken over de zending. Al deze vrachtbriefgegevens zijn in meer of mindere mate van belang voor alle betrokkenen bij een zending. Ook het tijdstip waarop de informatie beschikbaar is voor de partijen is belangrijk, voor ‘tracking’ en ‘tracing’.

De volgende informatiestromen worden gerealiseerd met een papieren vrachtbrief:
- Transportopdracht: opdrachtgever -> vervoerder
- Acceptatie ontvangst geadresseerde: vervoerder -> opdrachtgever

Transportopdracht

De transportopdracht kan geheel digitaal plaatsvinden. Wel dienen er schriftelijk afspraken te worden gemaakt over de techniek en de voorwaarden waaronder de digitale transportopdracht tot een verbintenis en daaraan verbonden aansprakelijkheden leidt.
Electronic Data Interchange (EDI) vormt de basis van de digitale transportopdracht. Deze vorm van gegevensoverdracht kent vele standaarden. Technisch gesproken gaat het om de wijze waarop gecommuniceerd wordt (e-mail/ftp/url…) en waarop de data zijn gestructureerd (Edifact, XML, CSV).

Acceptatie ontvangst geadresseerde

De informatie over de acceptatie van de zending bestaat uit:

• extra informatie (opmerkingen en voorbehouden gemaakt door afzender/chauffeur/geadresseerde)
• handtekening voor ontvangst (acceptatie)

De extra informatie (manco, geweigerd, beschadigd) is niet eenvoudig te digitaliseren. Een geadresseerde zal immers altijd een bewijs van zijn op- en aanmerkingen vragen voordat hij de zending definitief accepteert. Hoe kan hij anders aantonen dat hij bij acceptatie wel een aantal voorbehouden heeft gemaakt? Het is natuurlijk mogelijk deze informatie via een pda of smartphone digitaal terug te melden aan de geadresseerde. Maar praktisch gezien moet de geadresseerde dan zijn digitale ontvangstbewijs inkijken om te controleren of zijn opmerkingen correct zijn verwerkt.