De overheid en de digitale vrachtbrief

De vrachtbrief is in Nederland en de landen die het CMR-verdrag hebben ondertekend verplicht. Volgens de Nederlandse wet de vrachtbrief ook digitaal zijn, mits bepaalde gegevens voor de handhavende instanties zichtbaar zijn. Voor sommige goederen, zoals douanegoederen, afvalstoffen of gevaarlijke stoffen, zijn aanvullende documenten of gegevens vereist. Deze voorschriften bestaan uit veiligheidsoverwegingen en ter voorkoming van fraude.

Handhavende instanties willen op twee gebieden zekerheid:

• Hoe kunnen we de authenticiteit van de gegevens controleren?
• Hoe maken we de gegevens snel en eenvoudig inzichtelijk?

Bij authenticiteit gaat het om de echtheid van gegevens en partijen. Zo wordt de authenticiteit van papieren documenten door Beurtvaartadres geborgd doordat de documenten zijn uitgevoerd op zelfkopiërend papier en voorzien van een uniek kenmerk. Op basis van het unieke kenmerk en de doorslagen valt relatief eenvoudig vast te stellen hoe authentiek het document is.

Authenticiteit digitale vrachtbrief

Bij de digitale vrachtbrief is de authenticiteit moeilijker te achterhalen. Dit komt enerzijds doordat er verschillende technische middelen zijn en anderzijds doordat de gegevens maar door één partij worden beheerd of gegenereerd. De handhavers hebben meestal geen directe toegang tot de gegevens. Zij kunnen de authenticiteit van de gegevens daarom moeilijk controleren.
Zelfs bij de douane, waar bijna alles centraal geautomatiseerd is, heeft de vervoerder toch nog een papieren wegbescheid nodig waarop een barcode en alle relevante informatie staat.

Internationaal (CMR-vrachtbrief) is het sinds kort (11 juni 2011) mogelijk om in de landen die het aanvullend E-CMR-protocol hebben ondertekend (geratificeerd) ook een digitale CMR-vrachtbrief te gebruiken. De landen die dit protocol hebben ondertekend zijn Nederland, Letland, Lithouwen, Bulgarijen en Zwitserland waardoor praktisch gezien een digitale CMR-vrachtbrief nog niet erg handig is. De Stichting vervoeradres zal (via Weg en Wagen) de ontwikkelingen hierin nauwlettend blijven volgen.